Рабочая группа по проекту. Проектное управление

1.1. Рабочая группа по реализации Концепции развития в Самарской области информационного общества и формирования электронного правительства до 2015 года (далее - рабочая группа) является коллегиальным органом, образованным в целях эффективного выполнения проектов по реализации мероприятий Концепции развития в Самарской области информационного общества и формирования электронного правительства до 2015 года, утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 05.09.2007 № 159 (далее - Концепция).

1.2. Рабочая группа в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Самарской области, законами Самарской области, иными правовыми актами Самарской области, настоящим Положением, а также положениями Концепции.

1.3. Положение о рабочей группе и ее состав утверждаются Губернатором Самарской области.

1.4. Рабочая группа осуществляет свою деятельность на принципах равноправия ее членов, коллегиальности принятия решений и гласности.

2. Задачи рабочей группы

Основными задачами рабочей группы являются:

выработка согласованных решений по реализации исполнителями мероприятий Концепции;
координация действий непосредственных исполнителей мероприятий Концепции.

3. Функции рабочей группы

Основными функциями рабочей группы являются:

экспертный анализ проектов по реализации мероприятий Концепции (далее - Проекты);
разработка механизма реализации Проектов;
текущий (оперативный) мониторинг реализации Проектов.

4. Права рабочей группы

Рабочая группа в целях осуществления возложенных на нее функций имеет право:

рассматривать предложения и разрабатывать рекомендации по осуществлению текущих работ, связанных с внедрением в органах исполнительной власти Самарской области информационных и коммуникационных технологий;
рассматривать проекты правовых актов в области региональной информатизации и вносить предложения по их доработке и принятию;
осуществлять подготовку материалов для рассмотрения на заседаниях Комиссии по проведению административной реформы в Самарской области и Совета по информатизации Самарской области при Губернаторе Самарской области;
предварительно рассматривать (до внесения на рассмотрение Комиссии по проведению административной реформы в Самарской области и Совета по информатизации Самарской области при Губернаторе Самарской области) предложения по включению новых Проектов в Концепцию и доработке Проектов;
рассматривать предлагаемые ответственными исполнителями планы по реализации Проектов, включая их финансово-экономические обоснования;
принимать участие в подготовке ежегодного сводного отчета о состоянии региональной информатизации;
предварительно рассматривать (до согласования с уполномоченным органом по реализации Концепции) отраслевые Проекты, планируемые к реализации в очередном финансовом году;
запрашивать и получать в установленном порядке у органов исполнительной власти Самарской области, органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области, должностных лиц, организаций и общественных объединений необходимую информацию по вопросам, относящимся к компетенции рабочей группы;
приглашать на свои заседания и заслушивать доклады представителей органов исполнительной власти Самарской области о ходе реализации Проектов;
организовывать и проводить в установленном порядке координационные совещания и рабочие встречи по вопросам реализации Концепции;
привлекать в установленном порядке к деятельности рабочей группы представителей всех заинтересованных органов исполнительной власти Самарской области, органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области, научных, коммерческих и общественных организаций, экспертов, в том числе на договорной основе.

5. Состав и организация деятельности рабочей группы

5.1. Рабочая группа состоит из руководителя рабочей группы, заместителя руководителя рабочей группы, секретаря рабочей группы и членов рабочей группы.

5.2. Заседания рабочей группы проводятся по мере необходимости.

Заседания рабочей группы проводит руководитель рабочей группы или по его поручению заместитель руководителя рабочей группы.

Заседание рабочей группы считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее членов.

Члены рабочей группы участвуют в ее заседаниях без права замены. В случае отсутствия члена рабочей группы на заседании он имеет право представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.

5.3. Решения рабочей группы принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов рабочей группы. В случае равенства голосов решающим является голос руководителя рабочей группы.

Решения, принимаемые на заседаниях рабочей группы, оформляются протоколами, которые подписывают председательствующий на заседании рабочей группы и секретарь рабочей группы. При необходимости решения оформляются в виде проектов правовых актов, которые вносятся в установленном порядке на рассмотрение уполномоченных органов и должностных лиц Самарской области.

5.4. Решения рабочей группы являются обязательными для исполнения ее членами, участвующими в реализации Проектов.

5.5. Члены рабочей группы имеют право выражать особое мнение по рассматриваемым на заседаниях рабочей группы вопросам, которое заносится в протокол заседания рабочей группы или приобщается к протоколу в письменной форме.

5.6. Рабочая группа осуществляет взаимодействие с уполномоченным органом по реализации Концепции по текущим вопросам организационного обеспечения и реализации Проектов.

5.7. Руководитель рабочей группы:

определяет повестку заседаний рабочей группы, время и место проведения;

председательствует на заседаниях рабочей группы;

дает поручения членам рабочей группы;

представляет рабочую группу во взаимоотношениях с органами государственной власти, иными органами, должностными лицами, организациями и общественными объединениями.

5.8. В отсутствие руководителя рабочей группы его обязанности исполняет заместитель руководителя рабочей группы.

5.9. Секретарь рабочей группы:

организует подготовку необходимых информационных материалов к заседаниям рабочей группы, а также проектов ее решений;

6. Организационно-техническое обеспечение деятельности рабочей группы

Организационно-техническое обеспечение деятельности рабочей группы, включая информирование о времени и месте проведения заседаний рабочей группы, обеспечение необходимыми информационными материалами, организацию подготовки заседаний рабочей группы, осуществляет уполномоченный орган по реализации Концепции.

Изменения внесены распоряжением
Губернатора Самарской области
от 14 октября 2010 г. № 360-р

1.1. Настоящий регламент представляет собой совместно разработанный документ, целью которого является формализация и регулирование взаимоотношений между Компанией (далее Исполнитель) и Предприятием (далее Заказчик), возникающих в процессе оказания услуг.

1.2. Если в ходе проекта стороны придут к заключению, что общее для них видение отношений между Заказчиком и Исполнителем изменились, то в данный документ по согласованию сторон могут быть внесены изменения. Изменения оформляются приложением к настоящему регламенту.

2. Объект регламента

Объектом настоящего регламента является регулирование деятельности рабочей группы, создаваемой из специалистов Исполнителя и Заказчика.

2.1. Цель создания группы

2.2. Задачи группы

2.3. Роли участников рабочей группы

Руководитель проекта от Исполнителя;
Эксперт проекта от Исполнителя;
Ответственный за проект от Заказчика;
Группа руководителей по выделенным областям деятельности;
Специалист от Исполнителя;
Специалист от Заказчика.

2.4. Права и обязанности членов рабочей группы

2.4.1. Руководитель проекта от Исполнителя

Руководитель проекта от Исполнителя имеет право:

Определять формы и методы работы, в рамках существующих внутренних регламентов в компании;
Осуществлять общее руководство процессом;
Осуществлять контроль за исполнением обязательств Заказчиком;
Осуществлять непрерывный контроль за деятельностью группы;
Вести переговоры с руководящим составом предприятия Заказчика;
Согласовывать необходимое количество ресурсов с вышестоящими руководителями;
Определять приоритеты работ.

Руководитель проекта от Исполнителя обязан:

Разработать очередность работ в виде общего плана графика совместно с представителями Заказчика;
Обеспечить информирование руководящего состава предприятия о состоянии дел;
Обеспечить своевременность запланированных работ;

2.4.2. Эксперт проекта от Исполнителя

Эксперт проекта от Исполнителя имеет право:

Определять формы и методы консультационного содействия;
Осуществлять экспертизу выполняемых в проекте работ;
Осуществлять контроль за соблюдением технологий работ Исполнителем;
Осуществлять выборочный контроль за деятельностью специалистов Исполнителя;
Вести переговоры с руководящим составом об отклонениях и вносить предложения о формах изменения консультационного содействия.

Эксперт проекта от Исполнителя обязан:

Оказывать методологическую помощь Заказчику в виде консультаций и технологических документов;
Информировать Заказчика о необходимости и обоснованности мероприятий, предлагаемых Исполнителем;
Принимать участие в разрешении спорных вопросов между представителями Заказчика и рабочей группой.

2.4.3. Ответственный за проект от Заказчика

Ответственный за проект от Заказчика имеет право:

Получать информацию о состоянию дел от представителей Исполнителя;
Определять приоритеты работ;
Принимать результаты проекта.

Ответственный за проект проекта от Заказчика обязан (в количестве двух человек):

Передать текущие должностные обязанности на предприятии с целью 50% участия в проекте;
Создать группе исполнителей необходимых условий для работы на предприятии Заказчика (помещение, сеть, связь, доступ к компьютерной, копировальной технике и принтеру);
Назначать ответственных за выполнение пунктов плана графика;
Обеспечить взаимодействие специалистов предприятия Заказчика со специалистами Исполнителя;
Обеспечить специалистов достоверной и полной информацией необходимой для проведения работ в соответствии с пунктами плана графика;
Подавать сведения по выполнению пунктов плана графика членам рабочей группы;
Отвечать за своевременность реализаций принятых решений;
Консультировать специалистов исполнителя по вопросам хозяйственной деятельности предприятия или определять и привлекать ответственных лиц, компетентных в рассматриваемых вопросах.

2.4.4. Группа руководителей по выделенным областям деятельности.

Группа руководителей обязана:

Нести полную ответственность за выполнение запланированных в плане графике работ по подчиненным им подразделениям;
Предоставлять все необходимые условия для работы по проекту находящихся в их административном подчинении сотрудников;
Контролировать выполнение планов работ и доводить до сведения Ответственного за проект.

Группа руководителей по выделенным областям деятельности имеет право:

Вносить предложения по организации подчиненных подразделений и сотрудников, связанных с выполнением работ по проекту.

2.4.5. Специалист Исполнителя

Специалист Исполнителя имеет право:

Участвовать в разработке плана графика;
Получать первичную документацию Заказчика;
Вносить предложения по улучшению форм и методов работы руководителю проекта;

Специалист Исполнителя обязан:

Оказывать квалифицированные консультации специалистам Заказчика;
Соблюдать общую методологию оказания услуг;

2.4.6. Специалист Заказчика

Специалист Заказчика имеет право:

Знать общие стратегические цели и задачи осуществляемых работ на объекте.

Специалист Заказчика обязан:

Обеспечить выполнение работ в соответствии с пунктами плана графика;
Надлежащим образом заполнять отчетные документы;
Соблюдать регламент взаимоотношений рабочей группы;
Сообщать обо всех потенциальных конфликтах и ограничивающих факторах руководителю и Ответственному за проект.

3.1. Планирование деятельности рабочей группы

Долгосрочное планирование осуществляется на основе плана графика проекта. Еженедельно формируется уточненный план график работ на текущую неделю.

Оперативное планирование осуществляется ежедневно на совещании рабочей группы проекта. В случае отсутствия необходимости в проведении совещания всем составом рабочей группы, со стороны Заказчика в оперативном планировании участвует ответственный за проект. Каждое совещание рабочей группы оформляется протоколом.

Совещание рабочей группы проекта проводится ежедневно в 9 часов. О причине отсутствия на очередном совещании член рабочей группы должен не позднее чем за 1 день предупредить Ответственный за проект.

Ответственный за ведение планов работ по проекту — Руководитель проекта.

3.2. Контроль деятельности и отчетность

Оперативный контроль деятельности и отчетность по проекту ведет Руководитель проекта.

Период контроля и отчетности:

Ежедневный — ответственный Руководитель проекта. Форма — доклад на совещании рабочей группы;
Еженедельный — ответственный Руководитель проекта. Форма — Отчет о состоянии дел на объекте;
Ежемесячный — ответственный Руководитель проекта. Форма — Акт выполненных работ.

3.3. Управление отклонениями

Управление отклонениями от нормального хода работ (состав и сроки работ) рассматриваются на совещании рабочей группы. Все отклонения оформляются протоколом.

Инициатором рассмотрения отклонений может выступать как Руководитель, так и Ответственный за проект.

3.4. Технология принятия проектных решений

Выработка и принятие решений, связанных с выбором областей, затрагиваемых проектом, и способов изменения деятельности в выбранных областях определяются регламентом подготовки и принятия организационных изменений на предприятии.

Регламент подготовки и принятия организационных изменений на предприятии выделяется как первичная задача рабочей группы в ходе реализации первых двух этапов проекта.

3.5. Выполнение работ по проекту

Исполнитель выполняет работы по проекту в соответствии с оперативными планами проекта. Контроль работ исполнителя осуществляет Руководитель проекта.

Ответственный за проект самостоятельно определяет форму выдачи заданий и контроля их выполнения специалистам Заказчика.

Оперативное регулирование проектных работ осуществляется совместно Руководителем проекта и Ответственным за проект.

3.6. Формы документов

Все документы в рамках регламента оформляются в формате Microsoft Office. Печатная версия подписывается исполнителем (исполнителями).

Формы документов, используемых в настоящем регламенте, устанавливаются Руководителем проекта и Ответственным за проект.

Если компания не специализируется на проектной деятельности, но периодически осуществляет инвестиционные проекты, имеет смысл разработать и внедрить процедуры проектного управления. Регламентация поможет повысить эффективность работы и избежать конфликтных ситуаций.

Для начала необходимо решить, в каком случае для инвестиционных инициатив использовать процедуры проектного управления (табл. 1), а в каком нет. В качестве критериев можно использовать: объем инвестиций (например, проекты на сумму менее $500 тыс. осуществляются в рамках текущей деятельности), срок реализации проекта, количество задействованных подразделений, направленность проекта. Так, если инвестиционная инициатива направлена на развитие компании, то она может быть реализована как проект, а если связана с текущей деятельностью, то нет.

Рассмотрим некоторые организационные вопросы, которые важно учесть при управлении проектами в компании 1 .

Таблица 1 Основные организационные процедуры проектного управления

Стадии проекта		Процедуры
В международной практике	В российской практике	Процедуры
Инициация (открытие)	Прединвестиционная	Подготовка предварительного обоснования (инвестиционной идеи, инициативы) проекта Рассмотрение проекта Документальное открытие проекта Присвоение проекту индивидуального кода (кодификация) с отражением в учетных системах Назначение руководителя проекта Начало осуществления отдельного учета по проекту Формирование проектной команды (рабочей группы)
Планирование проекта	Прединвестиционная	Разработка бизнес-плана проекта Формирование плана работ Разработка бюджета Оценка экономической эффективности проекта Утверждение бизнес-плана и бюджета проекта руководством компании
Исполнение проекта	Инвестиционная и эксплуатационная	Исполнение плана работ по проекту Исполнение бюджета проекта Сбор информации по исполнению проекта и ведение учета Управление изменениями (план работ, бюджет) Подготовка промежуточной отчетности по исполнению проекта Оценка промежуточной эффективности проекта
Завершение	Ликвидационная	Завершение плана работ Завершение расчетов по проекту Закрытие бюджета Расчет итоговой экономической эффективности проекта Подготовка и утверждение итогового отчета о реализации проекта Документальное закрытие проекта (приказ) и расформирование команды проекта Завершение ведения учета по проекту Формирование архива документации по проекту

Место проекта в финансовой структуре

Выделение проекта в центр финансовой ответственности (ЦФО) позволит корректно оценить финансовые результаты по проекту, оперативно координировать действия участвующих подразделений, сформировать систему мотивации членов проектной команды (табл. 2). В то же время внимание руководителя проекта будет сконцентрировано не только на выполнении плана работ, но и на финансовых показателях, достигаемых при реализации

Таблица 2 Типы ЦФО по проектам

Проект	Пример	ЦФО
Направлен на сокращение затрат	Замена оборудования, обеспечивающая снижение затрат на выпуск продукции	Центр прибыли или инвестиций
Направлен на снижение рисков по основным бизнес-процессам компании	Создание собственного энергетического хозяйства	Центр прибыли или инвестиций
Связан с расширением производственных мощностей	Приобретение дополнительного производственного оборудования	Центр прибыли или инвестиций
Направлен на увеличение продаж за счет выхода на новые рынки сбыта	Расширение каналов сбыта, увеличение объема производства	Центр прибыли или инвестиций
Связан с развитием новых видов бизнеса	Создание производства, организация продаж новой продукции	Центр прибыли или инвестиций
Не имеет прямого экономического эффекта (стратегический или социально значимый)	Организация точки питания сотрудников	Центр затрат

Личный опыт
Сергей Алдохин

В нашей компании проекты, связанные с развитием или созданием сопутствующего (смежного) производства, новых видов деятельности, со строительством, обязательно выделяются в ЦФО. Это позволяет оценить успешность и перспективы проекта, отслеживать и анализировать соответствие текущих финансовых показателей запланированным. В то же время проекты, связанные с расширением основной деятельности, как, например, лизинг «тяжелой» техники, обычно не рассматриваются как инвестиционные, и отдельный учет по ним не ведется.

Когда проект небольшой, то, по мнению автора, его руководитель может являться одновременно ЦФО. Если же проект крупный, то в качестве ЦФО выступает подразделение, осуществляющее управление проектом или исполняющее работы по проекту. В документы, регламентирующие финансовую деятельность компании, следует включить положения о месте проекта в финансовой структуре.

Создание рабочей группы

Руководитель проекта определяет состав рабочей группы. Сотрудники могут входить в нее как на постоянной (до завершения реализации), так и на временной основе (в рамках выполнения определенной задачи). Руководителем проекта может быть назначен топ-менеджер компании, глава одного из подразделений, участвующих в проектной работе, или специалист, привлеченный со стороны. В его задачи входит организация выполнения работ по проекту, оперативное управление и контроль исполнения, своевременное обеспечение проекта ресурсами и контроль их целевого использования, а также управление бюджетом проекта на основе установленных критериев, организация формирования отчетности о реализации проекта.

Компании необходимо сформулировать требования к уровню знаний и квалификации руководителя проекта, определить его должностные обязанности и полномочия, место в организационной структуре компании, принципы подчиненности и руководства, требования к результату реализации проекта, условия и инструменты мотивации. Перечисленные требования и условия можно закрепить в положениях «О руководителе проекта» и «О принципах мотивации при реализации проектов компании», а также в должностной инструкции руководителя проекта. Впрочем, если реализация проектов в компании не носит регулярного характера, то вполне достаточно положения «О руководителе проектов», в которое можно добавить и вопросы мотивации.

Для каждого участника рабочей группы следует определить:
– время участия в проекте (в часах или процентах от величины его рабочего времени) и период участия (в соответствии с графиком реализации проекта);
– подчиненность на период участия в проекте;
– полномочия, обязанности по проекту и ответственность за результаты работ;
– порядок взаимодействия с подразделениями;
– принципы и правила мотивации за результаты работ на проекте.

Перечисленные условия можно закрепить в документах «О рабочей группе проекта» и «Мотивация участников проекта».

Личный опыт
Сергей Андреев

Если за проект отвечает одно подразделение компании, то руководитель последнего соответственно возглавляет и сам проект. Например, модернизацию станков будет курировать главный механик. Если проект затрагивает несколько подразделений, то его руководителем назначается функциональный директор. Например, проект ввода в действие новой котельной будет курировать технический директор. Руководитель проекта самостоятельно набирает команду: определяет, кто из его сотрудников нужен в проекте, с какой степенью участия, необходимо ли привлечь специалистов со стороны.

Руководителю проекта следует согласовывать с руководителями подразделений компании время и объем участия их сотрудников в проекте. По результатам согласования производится назначение сотрудников в команду проекта. Его можно оформить приказом «О формировании рабочей группы проекта».

Для разнесения затрат труда по проекту и основной деятельности следует использовать табель учета рабочего времени как для руководителя проекта, так и для членов его команды. Если время участия в проекте было оговорено заранее (например, работа займет не более двух часов в день), то табель учета рабочего времени позволит контролировать возникающие отклонения и вести корректный учет по статье затрат «Заработная плата» в рамках бюджета проекта.

Учет и отчетность по проекту

Для качественного управления проектом и контроля его реализации рекомендуется вести раздельный учет по проекту и по текущей деятельности компании. При этом нет необходимости в юридическом обособлении подразделения, осуществляющего проект. Учет можно организовать и в рамках существующих в компании учетных программ. Для этого необходимо присвоить проектам уникальные коды, организовать сбор информации по проекту, обеспечить ее внесение в учетные системы, отражение на счетах бухгалтерского и управленческого учета, а также формирование отчетности по проекту. Вести учет в разрезе проекта необходимо сразу после его открытия и присвоения кода. В этом случае все затраты по проекту, в том числе связанные с разработкой бизнес-плана, изначально будут корректно учтены.

Личный опыт
Сергей Андреев , директор по экономике и финансам Онежского тракторного завода (Петрозаводск)

На нашем заводе каждый инвестиционный проект учитывается отдельно только в управленческом учете. Занимается этим планово-экономический отдел. Поскольку проектов немного, специалисты отдела лично контролируют их реализацию, то нет необходимости в разработке специальной системы кодов.

Кодификация проектов

Присвоение уникального кода проекту (кодификация) позволяет вести отдельный учет затрат и доходов, собирать информацию по проекту на всех стадиях (для этого необходимо, чтобы код проекта был включен в обязательные реквизиты соответствующих документов), облегчает формирование архива документов по проекту и структурирование накопленной информации (табл. 3).

Код проекта должен быть достаточно простым. Например, код 10215 может означать: «1» – производство продукции А, «02» – проект направлен на сокращение затрат в производстве, «15» – порядковый номер проекта. Код проекта может фигурировать в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете для идентификации операций, проводимых по конкретному проекту. В зависимости от возможностей информационной системы код проекта может использоваться в качестве дополнительного аналитического признака к счетам бухгалтерского учета компании или включаться в номер счета. Например, номер счета 2010215 в плане счетов бухгалтерского учета компании будет означать: счет 20 «основное производство», субсчет 10215 «Производство продукции по проекту 10215» (табл. 4).

Таблица 3 Варианты использования кода проекта в документах компании

Документ	Вариант кода
Внутренние первичные документы компании (заявки на оплату, на проведение изменений в проекте и т.д.)	Обязательный реквизит документа, специальная графа «Код проекта»
Первичная документация компании (платежные поручения и иные исходящие банковские документы)
Деловая переписка внутри компании	Код проекта в номере документа
Договора с контрагентами	Код проекта в номере договора
Акты о выполненных работах	Ссылка на номер договора, содержащего код проекта

Таблица 4 Примеры проводок, реализующих принципы проектного учета

Личный опыт
Сергей Алдохин , заместитель генерального директора по экономике «Сибтрубопроводстрой» (Новосибирск)

В нашей компании нет детально регламентированных кодов для документов по проектам, но на всей первичной документации обязательно ставятся отметки о том, к какому ЦФО относится документ. Если проект реализуется в рамках существующего юридического лица, то ведется его отдельный учет – как бухгалтерский, так и управленческий, составляется индивидуальный бюджет. Если же под проект создается юридическое лицо, то проблем с учетом и контролем еще меньше. Общие принципы отнесения затрат (доходов) к тому или иному ЦФО регламентируются стандартами предприятия, разработанными в рамках сертификации по системе менеджмента качества ISO 9000.

Отражение информации по проекту в учетных системах

Внесение информации в учетные системы осуществляется в соответствии со следующими правилами:
– доходы, затраты, поступления и выплаты, непосредственно связанные с проектом, отражаются как его прямые затраты и доходы;
– прочие доходы, затраты, поступления, выплаты – с использованием нормативов и условных коэффициентов распределения.

Принципы ведения учета в разрезе проектов следует описать в учетной политике для целей управленческого и бухгалтерского учета.

Формирование отчетности по проекту

Ведение проектного учета предоставляет возможность формировать разнообразную отчетность в разрезе проекта. В частности, отчеты об исполнении бюджета, позволяющие контролировать изменения и прогнозировать финансовый результат проекта. Периодичность составления отчетов определяется потребностями компании или требованиями внешних пользователей. В целом виды, формы финансовой отчетности в разрезе проекта, правила и периодичность ее формирования следует отразить в положении по бюджетированию компании.

Подготовка отчетности в разрезе проектов может принести и другие выгоды. В частности, в отдельных регионах России предприятиям, осуществляющим инвестиционные проекты, предоставляются льготы по налогам, уплачиваемым в местный бюджет. Однако одним из необходимых условий для получения указанных льгот, помимо требований к содержанию проекта и его масштабу, часто является предоставление обособленной финансовой отчетности по проекту в соответствии со стандартами бухгалтерского учета РФ.

Контроль реализации проекта

Под контролем реализации проекта понимается регулярный мониторинг отклонений по срокам реализации проекта, его стоимости и качеству работ. Основанием для анализа может служить периодическая отчетность, составляемая в процессе реализации проекта.

Если в компании реализуется один проект, то, как правило, показатели его выполнения контролируются генеральным директором. Если же проектов много, то функции контроля рекомендуется разделить. За оперативный контроль исполнения бюджета проекта может отвечать финансовая служба, а за оперативный контроль исполнения плана работ – подразделение, занимающееся управлением проектами в компании. В этом случае генеральный директор сможет заниматься лишь общим стратегическим контролем реализации проектов, просматривая сводную информацию по бюджету и исполнению плана работ по проекту. Процедуры контроля и мониторинга проектов могут быть прописаны в положении «О принципах контроля и мониторинга реализации проектов» и в инструкции «Об управлении изменениями проектов компании».

В нашей компании контроль реализации проектов осуществляется на двух уровнях. Во-первых, регулярно проходят совещания руководителя проекта и генерального директора (акционеров), в ходе которых изучаются отчеты о ходе реализации проекта, содержащие расшифровку всех финансовых и технических показателей. В рамках этих встреч может быть принято решение о существенной корректировке проекта как по предложению руководителя проекта, так и по решению генерального директора (акционера). Во-вторых, действия рабочей группы контролируются руководителем проекта. Он вправе вносить корректировки в проект, но только в рамках утвержденного бюджета и без существенного изменения технических параметров или сроков реализации.

Сергей Андреев , директор по экономике и финансам Онежского тракторного завода (Петрозаводск)

У нас контроль реализации проектов входит в функции планово-экономического отдела. Контролируются сроки, затраты и результат проекта. Основанием для контроля служат отчеты о финансировании инвестиционной деятельности (содержат информацию об оплате услуг сторонних организаций, приобретении оборудования, материалов, комплектующих и т.д.) и отчеты руководителей проекта (список и сроки выполненных работ, понесенные энерго- и трудозатраты, износ инструментов, оснастки, амортизация оборудования). Период отчетности определяется для каждого проекта индивидуально.

При выявлении несоответствий между планом работ по проекту и его фактическим исполнением руководитель проекта или члены команды проекта анализируют причины отклонений и инициируют внесение изменений в план проекта.

Управление изменениями

На практике часто возникает необходимость внести изменения в план-график реализации проекта. В большинстве случаев это происходит спонтанно, скорее как реакция на события, вызвавшие отклонения. В таком случае можно говорить лишь о следовании за изменениями, а не об управлении ими. Любые изменения, предлагаемые для внесения в проект, должны быть обоснованы и утверждены. При этом в обязательном порядке следует оценить, как эти изменения повлияют на другие параметры проекта. Например, каким образом увеличение сроков отразится на стоимости проекта и его бюджете. Их можно отразить в запросе на изменения (рисунок).

Если необходимо внести корректировки в проект, в частности, увеличить его бюджет или сроки реализации, то руководитель проекта готовит обоснование и передает его в планово-экономический отдел. Последний предлагает варианты решения (например, внести или отклонить изменения), согласовывает их предварительно с директором по экономике и финансам и передает на утверждение генеральному директору. Руководитель проекта не вправе самостоятельно вносить какие-либо корректировки по ходу проекта.

Ответственность за утверждение изменений по проекту можно разделить следующим образом. Если они не существенно влияют на сроки, стоимость и качество работ, то их вправе утвердить руководитель проекта самостоятельно (в пределах общей суммы утвержденного бюджета). В частности, он может управлять изменениями в области состава, содержания и сроков выполнения работ; стоимости и бюджета проекта; параметров качества, команды проекта; оценки рисков проекта; взаимодействия с участниками проектов; поставки (закупки) для проекта. Если изменения существенны и могут привести к нецелесообразности дальнейшей реализации проекта, то решение должен принимать вышестоящий руководитель.

Рисунок Форма документа «Запрос на изменение»

Завершение проекта

По любому проекту может быть принято четыре вида решений. Примерно в 30% случаев закрытие проекта связано с его полной и успешной реализацией без изменения или существенной корректировки целей проекта. В 10–20% случаев проект закрывается в связи с его провалом. Здесь важно найти виновных и сделать правильные выводы, чтобы в будущем не повторять ошибок. В остальных случаях принимается решение о продолжении проекта (например, из-за усложнения поставленных перед ним задач или увеличения их количества) или о его трансформации в экономически эффективное самостоятельное направление деятельности.

Сначала нужно удостовериться, что все работы выполнены надлежащим образом и их результаты соответствуют плановым. Полученная информация фиксируется в документе «О выполнении плана работ по проекту», который позже включается в итоговый отчет о реализации проекта. В то же время завершаются расчеты по проекту с контрагентами и внутри компании (с персоналом, участниками проекта – подразделениями компании), консолидируется вся финансовая информация, закрывается бюджет проекта и производится предварительный расчет размера премиальных выплат. Показатели итоговой экономической эффективности проекта определяются в соответствии с принятой в компании процедурой и включаются в итоговый отчет о реализации проекта.

В итоговый отчет о реализации проекта следует включить описание целей проекта, требований к его результатам, а также перечень первоначальных параметров и характеристик (из бизнес-плана), изменений, внесенных в проект, и их причин. Важной частью итогового отчета являются описание полученных результатов и раскрытие показателей эффективности. Ответственность за подготовку данного документа можно закрепить за руководителем проекта. Утверждение отчета относится к полномочиям генерального директора, а для особо значимых проектов – акционеров (собственников компании).

По завершении проекта его команда должна быть расформирована. При этом основным вопросом является дальнейшее трудоустройство тех членов команды, кто участвовал в проекте на 100% своего рабочего времени. Их можно перевести на новый проект или в подразделения компании. В любом случае руководителю проекта необходимо еще до завершения работ обсудить и согласовать с топ-менеджментом компании варианты решения этого вопроса и заранее объявить сотрудникам их дальнейшую судьбу. Процедуру расформирования команды можно закрепить в положении «О команде проекта».

Наконец, завершающим этапом является формирование архива документации по проекту. В него может быть включен не только итоговый отчет о реализации проекта, но и полный комплект документов, оформленных в ходе реализации проекта. Такой архив является частью базы знаний и накопленного опыта компании и в будущем может существенно сократить затраты на реализацию аналогичных проектов.

Приказ о создании рабочей группы пишется в тех случаях, когда перед директором организации стоит задача по выбору нескольких сотрудников для решения какого-либо важного текущего вопроса.

Любую проблему рабочая группа решает намного оперативнее и качественнее, чем если бы над ней работал один специалист. Более того – иногда случаются ситуации, в которых работникам предприятия для достижения общих целей необходимо действовать сообща.

ФАЙЛЫ

Поводы для составления приказа

Обстоятельств, по которым в работе организации возникает необходимость составления приказа о создании рабочей группы, может возникнуть немало. Например, рабочая группа может понадобиться для:

создания локальной нормативной документации;
работы над какими-то проектами;
оценки производимой продукции;
проверки техники и оборудования и т.д.

Кого включить в состав группы

Руководство и администрация каждого предприятия самостоятельно решают, сколько человек и кого именно включить в состав той или иной рабочей группы – в принципе, все зависит от того, над какими именно проблемами этим сотрудникам предстоит совместно работать.

Отметим лишь то, что каждый из них выполняет строго отведенную ему роль, а это значит, что все люди, вошедшие в состав рабочей группы, должны обладать достаточной квалификацией, определенным образованием и опытом работы. Кроме того, они должны уметь взаимодействовать друг с другом, невзирая на личные симпатии и антипатии, поскольку они несут полную солидарную ответственность за результаты своего труда.

В рабочую группу допускается включать не только штатных работников организации (как правило, из разных подразделений), но и сторонних экспертов (особенно, если речь идет о каких-то сложных технологических процессах, оборудовании, технике и т.п.).

Кто составляет приказ

Так как любой приказ формируется всегда от имени руководителя предприятия, то прямая обязанность по его написанию обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или иного приближенного к директору сотрудника, имеющего представление о том, как писать распорядительные документы.

Вне зависимости от того, кто именно занят в формировании приказа, для придания ему легитимности важно соблюсти только одно ключевое требование: чтобы после составления он в обязательном порядке был заверен самим директором.

Общие сведения о документе

Если у вас возникла потребность в составлении приказа о создании рабочей группы, ознакомьтесь с нашими советами и посмотрите приведенный ниже образец документа.

Для начала дадим общие сведения о приказе. Сейчас унифицированного стандарта по составлению распорядительных бумаг нет, так что любой подобный документ работники компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанная и утвержденная форма приказа – по его образцу.

Формируя приказ, руководствуйтесь несколькими простыми правилами.

Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование, которое всегда пишется в начале документа, после слов «В связи с…». Оно дает представление об обстоятельствах, послуживших причиной для составления приказа. Кроме того, в бланк вписывается и основание – т.е. ссылка на статью и пункт закона, который дает право для написания данного документа.
Приказ допускается писать на обыкновенном листе любого удобного формата (чаще всего применяется А4) или на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы).
Писать приказ можно от руки (главное, чтобы написано все было четко, разборчиво, без ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.
Документ составляется в одном экземпляре, который подписывается директором (или работником, уполномоченным действовать от его имени), а также всеми другими упомянутыми в нем лицами. Все автографы должны быть только «живыми», т.е. факсимильные (отпечатанные) подписи в бланке использовать нельзя.
Ставить на приказе печать надо только тогда, когда правило по применению штемпельных изделий для визирования бумаг закреплено в учетной политике организации. После составления приказ регистрируется в журнале учета распорядительной документации (он должен быть в каждой компании).

Образец приказа о создании рабочей группы

В «шапке» документа пишется:

его название (с коротким обозначением смысла);
номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом;
наименование предприятия;
дата, место формирования приказа.

Затем ниже идет основная часть, в которой указывается:

обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось составление данного распоряжения;
состав рабочей группы – должности, имена-отчества-фамилии сотрудников, выделить среди них главного (председатель и члены группы);
конкретные цели и задачи, которые предстоит решить рабочей группе;
при необходимости поставить четкие сроки для выполнения возложенных на рабочую группу обязанностей.

В заключение следует вписать ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой его заместитель, руководитель структурного подразделения, председатель рабочей группы).

Хранение документа

После того, как приказ будет написан и оформлен так, как полагается, а все заинтересованные лица с ним ознакомятся, его необходимо передать на хранение секретарю организации или другому работнику, который несет ответственность за сохранность распорядительных бумаг. В течение всего периода действия приказ должен лежать в отдельной папке вместе с другими подобного рода документами, в кабинете, доступ в который для посторонних людей ограничен.

После того, как срок хранения приказа закончится, его можно передать в архив предприятия и впоследствии уничтожить в установленном законом порядке.

Положение о рабочей группе по реализации инвестиционных проектов на территории Быстринского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Рабочая группа по реализации инвестиционных проектов на территории Быстринского муниципального района (далее - Рабочая группа) является постоянно действующим консультативно-совещательным и координационным органом администрации Быстринского муниципального района (далее - районная администрация) созданным в целях формирования условий благоприятного инвестиционного климата, координации работы по привлечению инвестиций в экономику Быстринского муниципального района, решения вопросов, связанных с регулированием инвестиционной деятельности на территории Быстринского муниципального района.

1.2. Рабочая группа создается при главе администрации Быстринского муниципального района (далее - глава районной администрации) для координации действий органов местного самоуправления Быстринского муниципального района (далее - органы местного самоуправления) и органов местного самоуправления Анавгайского и Эссовского сельских поселений (далее - сельские поселения), с субъектами инвестиционной и предпринимательской деятельности, реализующим и (или) планирующим реализацию инвестиционных проектов на территории Быстринского муниципального района.

1.3. Положение о рабочей группе по реализации инвестиционных проектов на территории Быстринского муниципального района (далее - Положение) определяет функции, права, порядок работы Рабочей группы. Положение о Рабочей группе и ее персональный состав утверждаются постановлением администрации Быстринского муниципального района (далее - постановление администрации). Рабочая группа является представительским органом, не имеющим статуса юридического лица.

1.4. В своей работе Рабочая группа руководствуется Конституцией Российской Федерации, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Камчатского края, Уставом Быстринского муниципального района, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Быстринского муниципального района (далее - муниципальные правовые акты), а также настоящим Положением.

1.5. Основные понятия и термины, используемые в настоящем Положении, применяются в том же значении, в каком они используются в Федеральном законе от 25.02.1999 N 39-ФЗ «Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений» и Законе Камчатского края от 22.09.2008 №129 «О государственной поддержке инвестиционной деятельности в Камчатском крае».

1.6. Рабочая группа осуществляет экспертное сопровождение при подготовке к реализации инвестиционных проектов и в процессе реализации инвестиционных проектов в Быстринском муниципальном районе.

1.7. Материалы Рабочей группы размещаются на официальном сайте органов местного самоуправления Быстринского муниципального района (далее - официальный сайт) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», расположенного по адресу: .

II. Состав Рабочей группы

2.1. Состав Рабочей группы формируется из представителей структурных подразделений и специалистов районной администрации, в чьей компетенции находятся вопросы регулирования инвестиционной деятельности на территории Быстринского муниципального района. В деятельности Рабочей группы могут принимать участие депутаты Думы Быстринского муниципального района, собрания депутатов сельских поселений на территории которых реализуется инвестиционный проект, а также представители юридических и физических лиц, в отношении которых ведется работа по реализации инвестиционных проектов.

2.2. Председателем Рабочей группы является Инвестиционный уполномоченный в Быстринском муниципальном районе (глава районной администрации), а в его отсутствие заместитель председателя или уполномоченный им представитель, входящий в состав Рабочей группы. Председатель Рабочей группы руководит его работой.

2.3. Заместитель председателя, секретарь и члены Рабочей группы утверждаются внесением изменений и дополнений в Приложение №2 к настоящему постановлению по представлению председателя Рабочей группы.

2.4. В случае отсутствия председателя Рабочей группы его замещает заместитель председателя Рабочей группы.

2.5. Для ведения документооборота Председатель Рабочей группы назначает секретаря, который формирует План работы Рабочей группы.

2.6. При необходимости, в случае возникновения трудностей при реализации конкретного инвестиционного проекта, Рабочая группа может создать временную рабочую группу по рассмотрению данного инвестиционного проекта. Состав, полномочия и порядок деятельности временной рабочей группы определяются Председателем Рабочей группы.

2.7. Члены Рабочей группы несут ответственность за результаты работы группы и принимаемые ими решения в пределах своей компетенции.

III. Задачи и функции Рабочей группы

3.1. Рабочая группа осуществляет свою деятельность, направленную на решение следующих задач :

1) определение приоритетных направлений и формирование стратегических целей по реализации инвестиционной политики на территории Быстринского муниципального района, разработка предложений по реализации муниципальной политики в сфере развития инвестиционной деятельности;

2) обеспечение согласованных действий органов местного самоуправления, направленных на содействие инвесторам в реализации на взаимовыгодных условиях на территории Быстринского муниципального района инвестиционных проектов, включая инвестиционные проекты, реализуемые на условия муниципального-частного партнерства;

3) организация взаимодействия с федеральными органами власти, органами государственной власти Камчатского края субъектов, государственными институтами развития, финансовыми структурами и иными участниками инвестиционной деятельности по вопросам развития инструментов инвестиционной деятельности;

4) рассмотрение документов на соответствие инвестиционного проекта условиям предоставления государственной поддержки инвестиционной деятельности в Камчатском крае, установленным постановлением Правительства Камчатского края от 16.07.2010 № 319-П «Об отверждении положения об условиях предоставления государственной поддержки инвестиционной деятельности в Камчатском крае в форме финансовых мер инвестиционным проектам, реализуемым на территории Камчатского края, направленным на реализацию основных направлений социально-экономического развития Камчатского края»;

5) организация поиска и разработка конкретных предложений, формирование механизма по привлечению зарубежных инвестиций в экономику Быстринского муниципального района;

6) проведение анализа состояния инвестиционного климата в Быстринском муниципальном районе, регулярный мониторинг причин, сдерживающих появление новых бизнес- единиц на территории Быстринского муниципального района;

7) участие в разработке разработке и реализации муниципальных программ по развитию субъектов инвестиционной и предпринимательской деятельности, проектов муниципальных правовых актов затрагивающих вопросы ведения инвестиционной и предпринимательской деятельности;

8) содействие развитию деловых отношений между субъектами, осуществляющими инвестиционную и предпринимательскую деятельность, юридическими лицами независимо от организационно-правовых форм и форм собственности и органами местного самоуправления;

9) содействие инвесторам (юридическим и физическим лицам) в преодолении административных и других барьеров, возникающих при реализации инвестиционных проектов на территории Быстринского муниципального района.

3.2. Для решения задач Рабочая группа осуществляет следующие функции:

1) организует взаимодействие :

С территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Камчатского края, органами местного самоуправления и организациями Быстринского муниципального района по вопросам развития инструментов инвестиционной деятельности;

С государственными институтами развития, финансовыми структурами и иными участниками инвестиционной деятельности по вопросам привлечения частных и бюджетных средств в реализацию инвестиционных проектов;

С инвесторами, реализующими (планирующими реализацию) на территории Быстринского муниципального района инвестиционные проекты, включая инвестиционные проекты, реализуемые на условиях муниципально-частного партнерства;

2) рассматривает :

Перечень приоритетных инвестиционных проектов, реализуемых (планируемых к реализации) на территории Быстринского муниципального района, включая инвестиционные проекты, реализуемые на условиях муниципально-частного партнерства (далее – перечень);

Предложения сельских поселений, а также структурных подразделений районной администрации по созданию и внедрению инвестиционных проектов;

Планы, графики реализации и результаты реализации инвестиционных проектов, включенных в перечень;

Результаты мониторинга развития инвестиционной деятельности, в том числе в части реализации инвестиционных проектов, реализуемых на условиях муниципально-частного партнерства;

3) запрашивает у исполнительных органов и организаций необходимую для осуществления своих функций информацию;

4) образует при необходимости экспертные и рабочие группы для разработки проектов законов и иных муниципальных правовых актов, направленных на развитие инструментов инвестиционной деятельности, в том числе механизмов муниципально-частного партнерства;

3.3. Рабочая группа осуществляет контроль принятых решений, касающихся реализации инвестиционного проекта, закрепленных в протоколах заседаний Рабочей группы, выполнение подготовки к реализации, а также реализацию инвестиционного проекта в соответствии со Стандартами сопровождения инвестиционных проектов на территории Быстринского муниципального района и планом (графиком) основных мероприятий в рамках реализации инвестиционного проекта.

3.4. Рабочая группа решает иные вопросы по реализации инвестиционного проекта в рамках своих полномочий.

IV. Права и обязанности Рабочей группы

4.1. Рабочая группа для выполнения своих задач и функций имеет право :

1) осуществлять взаимодействие с органами государственной исполнительной власти Камчатского края, органами местного самоуправления, органами местного самоуправления Анавгайского и Эссовского сельских поселений (далее - сельские поселения), структурными подразделениями и специалистами районной администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями, иными организациями для реализации целей деятельности Рабочей группы;

2) запрашивать и получать в установленном порядке от территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Камчатского края, органов местного самоуправления и иных организаций материалы, необходимые для деятельности Рабочей группы, позволяющие оценить целесообразность размещения объекта инвестирования на территории Быстринского муниципального района, его влияние на окружающую среду и другие аспекты жизнедеятельности, а также информацию, необходимую для рассмотрения инвестиционных и инновационных проектов на заседаниях Рабочей группы;

3) приглашать на заседания Рабочей группы представителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Камчатского края, органов местного самоуправления на территории которых предполагается размещение объекта инвестирования, экспертов, консультантов, представителей инвестора и иных специалистов, присутствие которых необходимо для участия в работе Рабочей группы и решения вопросов, связанных с реализаций инвестиционных проектов;

4) привлекать к участию в заседаниях Рабочей группы и заслушивать на своих заседаниях представителей сельских поселений, руководителей структурных подразделений и специалистов районной администрации, а также заинтересованных организаций, по вопросам, относящимся к компетенции Рабочей группы;

5) разрабатывать предложения по внедрению муниципальных практик, направленных на формирование благоприятного инвестиционного климата и устранение административных барьеров в сфере инвестиционной и предпринимательской деятельности и участвовать в их реализации;

7) вносить в установленном порядке в районную администрацию предложения по вопросам, входящим в компетенцию Рабочей группы.

4.2. Рабочая группа обязана :

4.2.1. Рассматривать разногласия между субъектами инвестиционной деятельности по вопросам, входящим в компетенцию Рабочей группы, и давать соответствующие рекомендации.

4.2.2. Решать рабочие вопросы, касающиеся реализации инвестиционных проектов.

V. Организация работы Рабочей группы

5.1. В состав Рабочей группы входят Председатель Рабочей группы, его заместитель, секретарь Рабочей группы и члены Рабочей группы.

5.2. Рабочую группу возглавляет Председатель Рабочей группы, который руководит деятельностью Рабочей группы, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на нее задач, утверждает планы текущей работы и протоколы заседаний Рабочей группы, председательствует на заседаниях Рабочей группы, организует ее работу, осуществляет общий контроль за реализацией принятых Рабочей группой решений, дает поручения участникам заседаний Рабочей группы в целях реализации функций, возложенных на Рабочую группу.

5.3. Секретарь Рабочей группы :

Организует подготовку материалов к заседанию Рабочей группы, рассылку документов в соответствии с решениями Рабочей группы и постановку решений на контроль;

Формирует повестки заседаний Рабочей группы, направляет повестку председателю и участникам заседания Рабочей группы;

Готовит и подписывает протоколы заседаний Рабочей группы;

Выполняет поручения Председателя Рабочей группы по вопросам организационного обеспечения деятельности Рабочей группы;

Обеспечивает делопроизводство и осуществляет контроль соблюдения сроков выполнения решений Рабочей группы.

5.4. Работа Рабочей группы осуществляется в форме заседаний, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал, итоги оформляются протоколом. Работа проводится в соответствии с утвержденными планами, разработанными на основании предложений членов Рабочей группы.

5.5. Повестку дня, дату проведения заседаний Рабочей группы определяет Председатель Рабочей группы. Повестка дня к заседанию, информация о времени и месте его проведения направляется членам Рабочей группы не позднее, чем за три дня до заседания. Все заседания проводимые вне графика - внеочередные.

5.6. Заседания Рабочей группы проводит Председатель Рабочей группы или его заместитель. Заседание Рабочей группы считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее членов.

5.7. Присутствие на заседании Рабочей группы ее членов обязательно. Члены Рабочей группы не вправе делегировать свои полномочия иным лицам. В случае отсутствия члена Рабочей группы на заседании Рабочей группы он вправе изложить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменном виде, которое доводится до сведения участников заседания Рабочей группы и отражается в протоколе заседания Рабочей группы.

5.8. Решение по всем обсуждаемым вопросам принимается простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов Рабочей группы путем открытого голосования. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании Рабочей группы.

5.9. Решения Рабочей группы оформляются протоколом заседания Рабочей группы, который подписывается Председателем Рабочей группы или его заместителем, председательствовавшим на заседании Рабочей группы, и секретарем Рабочей группы.

5.10.Решения Рабочей группы направляются всем заинтересованным организациям в виде протокола или выписок из протокола. Выписка из протоколов выдается за подписью секретаря Рабочей группы.

5.11. Члены Рабочей группы имеют право внести свое особое мнение по вопросам, имеющим принципиальное значение.

VI. Заключительные положения

6.1. Положение о Рабочей группе, изменения и дополнения к нему утверждаются внесением изменений в настоящее постановление.

6.2. Прекращение деятельности Рабочей группы производится после завершения всех предусмотренных планом работ и оформляется постановлением администрации.