Бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов (2016–2017 гг.)

Бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов (2016–2017 гг.)

Источник/официальный документ: приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г
Способ сдачи: бумажно или электронно
Штраф за несвоевременную сдачу: 200 руб. за каждого работника

Название документа: Карточка индивиуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
Формат: xls
Размер: 134 кб

С 01.01.2017 г. выплаты в ПФР, ПСС и ФОМС администрирует Налоговая служба России. В НК РФ появилась специальная глава № 34, посвященная страховым взносам. Нововведение отменило действующий ранее ФЗ № 212. Необходимо ли предприятиям осуществлять контроль выплат в форме Карточки персонального учета в 2017 г.?

Карточка индивидуального учета сумм выплат и страховых взносов: что это такое

В 2016 г. ФЗ № 212 от 24.07.2009 г. гласил, что учет страховых и социальных взносов за работника обязателен на предприятии. С 01.01.2017 г. выплаты регулируются на основании гл. 34 НК РФ. Статья п. 4 ст. 431 Кодекса практически полностью повторяет ст.ст. 15, 28 ФЗ № 212. Соответственно, обязанность работодателя вести учет по каждому сотруднику не отменена.

Для упрощения учета ФСС и ПРФ России рекомендовали бланк карточки как приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г. Это не обязательная форма : предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом особенностей своей деятельности, например, вредного производства или наличия сотрудников-чернобыльцев.

После произошедших изменений новой рекомендованной формы пока не утвердили. Можно использовать бланк карточки, разработанный в 2014 г., с небольшими корректировками. Необходимо заменить устаревшие ссылки на ФЗ № 212 на актуальные выдержки из НК, исправить старые названия страховых взносов на новые, указать текущие лимиты выплат.

Кто и в каких случаях сдает Карточку

Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.

Учет ведется в форме карточки, которая заводится на каждого работника в первый его оплачиваемый день. Она заполняется раз в месяц по результатам предыдущего с нарастающим итогом, рассчитана на календарный год. Если сотрудник устроился на работу, например, в марте, за январь–февраль ставятся прочерки.

В отличие от других форм страховой отчетности ( , ), специально сдавать карточку в фонды и ведомства не нужно. Она требуется только для выездных и камеральных проверок со стороны налоговой службы и различных фондов, а также для сверки сумм выплат в конце года. Так, ПФР запрашивает карточки согласно Распоряжению ПФ России № 34Р от 03.02.2011 г.

Предоставление карточки

Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.

Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости - при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.

Штраф за несвоевременную сдачу

Непредоставление карточки по требованию проверяющих органов будет расцениваться как неведение учета страховых и иных выплат и взносов. Это грозит работодателю налоговой ответственностью по п. 1 ст. 126 НК РФ: штрафом в размере 200 руб. за каждого работника. Так, предприятие со штатом в 40 человек заплатит 200*40 = 8000 (руб.).

ПФР и ФСС РФ усовершенствовали форму для индивидуального учета страховых взносов. Рассмотрим особенности заполнения новой карточки.

Обязанность ведения индивидуального учета в сфере действия Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..." (п. 2 ч. 2 ст. 28) установлена:
- ч. 3 ст. 8 - в отношении базы для начисления страховых взносов отдельно для каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом;
- ч. 6 ст. 15 - в отношении сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, для каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
Эти задачи призвана решать карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (далее - карточка). Ее форма первоначально была рекомендована Письмом ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П. Однако Письмом ПФР N АД-30-26/16030, ФСС РФ N 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014 рекомендована новая форма. Рассмотрим особенности ее заполнения.

Структура карточки

Прежняя форма карточки состояла из одной страницы. В ней взносы в ПФР по дополнительным тарифам были представлены суммарно - на одной строке. Начисленные работнику пособия за счет средств ФСС РФ тоже отражались итоговой суммой.
Новая форма существенно расширена - она состоит уже из трех страниц.
Страница 1 в целом соответствует старой форме, однако из нее исключены сведения о взносах по дополнительным тарифам. Теперь эта информация развернуто представлена на странице 2. Дело в том, что на протяжении календарного года сотрудник может работать по нескольким профессиям, дающим право на досрочное назначение пенсии, и при этом на рабочих местах, характеризующихся разными условиями труда.
Страница 2 предназначена для детального отражения взносов по дополнительным тарифам, предусмотренным ст. 58.3 Закона N 212-ФЗ. Напомним: на основании Письма Минтруда России от 14.08.2014 N 17-3/13-385 базу для начисления страховых взносов по каждому из дополнительных тарифов нужно формировать отдельно. А порядок применения дополнительных тарифов в зависимости от результатов аттестации рабочих мест или специальной оценки условий труда (а также при отсутствии таких результатов) разъяснен в п. п. 3.5 и 4 Письма Минтруда России от 13.03.2014 N 17-3/В-113.
Страница 3 служит для регистрации начисленных пособий по обязательному социальному страхованию: а) на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; б) от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Из нее итоговые суммы расходов переносятся в последнюю строку страницы 1. Отметим, что старая форма отражения расходов по "травматизму" не предусматривала.
Страница 3 содержит информацию, предусмотренную ч. 6 ст. 15 Закона N 212-ФЗ (см. также п. 4 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 18.11.2009 N 908н) и Федеральным законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (пп. 17 п. 2 ст. 17).

Карточка - это первичный учетный документ

Вообще говоря, карточка работника представляет собой первичный учетный документ, предназначенный для ежемесячного отражения страховых взносов, начисленных на выплаты работнику. По своей сути это справка бухгалтера. Поэтому следует назначить сотрудника бухгалтерии, ответственного за ведение карточек (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Данные из карточек после суммирования заносят в регистры бухгалтерского учета по соответствующим субсчетам счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (п. 4 ст. 34 Закона N 212-ФЗ, п. п. 1, 3 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). При этом форма карточки, подлежащая применению, утверждается в составе учетной политики. Пересматривать ее в течение календарного года нецелесообразно. Поэтому логично было бы ввести в документооборот новую форму, предложенную фондами в конце 2014 г., начиная с 2015 г.
Однако проблема в том, что на 2015 г. ряд норм законодательства об обязательном социальном страховании пересмотрен.
Во-первых, изменился подход к обложению взносами выплат иностранным гражданам и лицам без гражданства. В результате следует уточнить коды к строкам "Статус застрахованного" на страницах 1 и 2 карточки. Так, в соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" выплаты в пользу лиц, временно пребывающих на территории РФ, теперь облагаются взносами в ПФР вне зависимости от продолжительности заключенного с ними трудового договора. Поэтому выделение кодов 3 и 4 заведомо лишено смысла.
Во-вторых, предельные величины базы для начисления взносов в ФСС РФ и ПФР установлены соответственно ч. 4 - 5.1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ. В этой связи необходимо скорректировать наименование строки "Сумма выплат, превышающая установленную ч. 4 ст. 8 212-ФЗ" на странице 1.
В-третьих, на странице 2 ссылки на п. 1 ст. 27 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" необходимо заменить ссылками на ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях".
Кроме того, по мнению автора, строка 18 на странице 3 неуместна. Ведь предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний финансируются по страхователю в целом, без разнесения этих сумм на конкретных застрахованных лиц.
Наконец, форму карточки целесообразно сократить, удалив из нее строки, заведомо не актуальные для вашей организации. Например, на странице 2 можно исключить строки "Начислено взносов на доплату членам летных экипажей" и "Начислено взносов на доплату работникам угольной промышленности".
Чем обернется неведение карточек? Во-первых, подобное бездействие может расцениваться как отсутствие первичных учетных документов, которое карается штрафом по ст. 120 Налогового кодекса. Аналогичную позицию налоговые органы заняли в отношении налоговых регистров по НДФЛ (п. 2 Письма ФНС России от 29.12.2012 N АС-4-2/22690). Но это не единственная опасность. На основании ст. 48 Закона N 212-ФЗ компании грозит еще один штраф - в размере 200 руб. за каждую отсутствующую карточку (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.06.2014 N Ф03-2167/2014). А вот неотражение в карточке расходов по "травматизму" санкций не повлечет.

Пример заполнения

Рассмотрим заполнение карточки за I квартал 2015 г. на конкретном примере. Предположим, за этот период работница строительной фирмы Сидорова А.И. осуществляла следующую трудовую деятельность:
- в январе - в качестве машиниста погрузочно-разгрузочных машин (п. 3 ч. 1 ст. 30 Закона N 400-ФЗ) на складе строительных материалов с начисленной заработной платой в сумме 25 тыс. руб., при этом условия труда на данном рабочем месте не аттестованы и не проходили специальную оценку;
- в феврале - в должности уборщицы, не дающей права на досрочное назначение страховой пенсии, с начислениями заработной платы в сумме 14 тыс. руб. и пособия по временной нетрудоспособности в сумме трех тысяч рублей (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ);
- в марте - по профессии маляра при работе с нитрокрасками (Список N 2 производств, цехов, профессий и должностей с тяжелыми условиями труда, работа в которых дает право на государственную пенсию на льготных условиях и в льготных размерах, утв. Постановлением Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173), при этом классификация условий труда по результатам специальной оценки - "Вредный В 3.3" с начислением заработной платы в сумме 30 тыс. руб. и материальной помощи в сумме четырех тысяч рублей (п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).
Строительная фирма применяет общеустановленные тарифы страховых взносов:
- ОПС - 22 процента;
- ОМС - 5,1 процента;
- ФСС - 2,9 процента.
Фрагмент карточки Сидоровой с отражением индивидуальных начислений будет выглядеть так, как показано в образце.

Образец

Показатель				Суммы (в рублях и копейках)
СТРАНИЦА 1
			с начала года
		с начала года
		ст. 9 ч. 1, 2
Сумма выплат, превышающая установленную ч. 4 - 5.1 ст. 8 212-ФЗ		с начала года
			с начала года
На ОПС, ОМС, ФСС
			с начала года
Начислено страховых взносов на ОПС		с начала года
		с сумм, не прев. пред. величину
Начислено страховых взносов на ОМС
			с начала года
Начислено страховых взносов в ФСС
			с начала года
Расходы на цели обязательного социального страхования всего
			с начала года
в том числе расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством
			с начала года
СТРАНИЦА 2
Карточка учета сумм выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, занятого на соответствующих видах работ, указанных в пунктах 1 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях"
Выплаты по всем видам работ
Выплаты в соответствии с ч. 1 - 2 ст. 7 212-ФЗ
			с начала года
Из них суммы, не подлежащие обложению в соответствии с 212-ФЗ:		с начала года
База для начисления взносов на доплату к пенсии
			с начала года
Выплаты по видам работ, указанным в пункте 1 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ, по рабочим местам с классом условий труда В3.3 (вредные 3.3): тариф - 6,0%
Выплаты в соответствии с ч. 1 - 2 ст. 7 212-ФЗ
			с начала года
Из них суммы, не подлежащие обложению в соответствии с 212-ФЗ:		с начала года
База для начисления страховых взносов
			с начала года
Начислено страховых взносов
			с начала года
Выплаты по видам работ, указанным в пунктах 2 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ, по не прошедшим аттестации и специальной оценки условий труда рабочим местам (тариф - 6%)
Выплаты в соответствии с ч. 1 - 2 ст. 7 212-ФЗ
			с начала года
Из них суммы, не подлежащие обложению в соответствии с 212-ФЗ:		с начала года
База для начисления страховых взносов
			с начала года
Начислено страховых взносов
			с начала года
СТРАНИЦА 3
Карточка учета сумм страхового обеспечения на цели обязательного социального страхования
	Выплаты по видам пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством
	По временной нетрудоспособности
		в т.ч. из фед. бюджета
		кол-во дней

Сведения из карточек работников о произведенных начислениях используются при формировании отчетности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования России.

Каждый страхователь имеет обязательство по ведению детального учета величин начисленных выплат и поощрений, включая взносы по отдельным физическим лицам. Об этом свидетельствует ст. 28 ФЗ №212 от 24.07.2009.

Со стороны Пенсионного фонда и социальной страховой службы предоставляются рекомендации , что стоит применять для этого специальную карточку индивидуального учета по суммам начисленных выплат. Отражение сведений производится в рамках календарного периода (года).

Для чего нужна карта

Согласно ст. 431 НК РФ и ФЗ №125 «О социальном страховании от несчастных случаев» со стороны работодателя имеется обязательство по ведению учета операций по взносам. Немаловажную роль играет карта учета , которая фигурирует в рамках приложения к письму от ПФР и ФСС. Документ носит рекомендательный характер и предполагает, что работодатель имеет право на применение собственной формы.

Любая выбранная форма подразумевает необходимость утверждения продукта в рамках учетной политики. Все сведения, отражаемые в бумаге, должны синхронизироваться с материалами бухгалтерского учета по счету 69 .

Карты такого плана могут быть истребованы налоговыми структурами. Если окажется, что они отсутствуют, начисляются штрафные санкции по 200 руб. за каждый отсутствующий документ.

Документ отличается относительно простой и интересной структурой . Вот набор сведений , которые обязательно должны быть указаны в рассматриваемой карточке:

• название страхователя с предоставлением достоверных данных об ИНН, КПП;
• ФИО, принадлежащее лицу, которое застраховано, с указанием гражданства, инвалидности (если дана группа), номер соглашения и время его составления, общий статус (указание его производится лишь в ситуации, когда лицо – иностранный гражданин или не имеет гражданства);
• величины выплат в пользу застрахованного лица, при этом отдельно указываются суммы, которые облагаются и не облагаются взносами страхового характера;
• базовые данные для начисления взносов отдельно по направлениям ОПС, ОМС, ФСС;
• величины взносов, которые подлежали уплате;
• расходные направления по обязательному социальному страхованию, данные о пособиях, выплаченных в ситуации временной нетрудоспособности, материнства, по причине несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Следует отметить, что все итоговые параметры по карте должны быть отмечены как за соответствующий месячный период, так и в виде нарастающего итога.

Если в числе застрахованных лиц присутствуют участники летных экипажей, служащие угольной промышленности, а также лица, занятые на работах с вредными трудовыми условиями, в карточке придется отражать дополнительные взносы , которые начислены с их выплат. Для этого применяется вторая страница документа.

Для львиной доли работодателей заполнение данной формы будет сводиться к первой странице. Справа сверху требуется указание кодовых значений тарифов на ОПС, ОМС, ФСС, ключевых ставок. Перед этими нюансами указываются базовые данные касательно плательщика и материалы в отношении получателя выплат.

Если формирование учетной карточки осуществляется из программы 1С, сведения заполняются автоматически .

Следующим шагом происходит формирование таблицы, которая отражает все начисления помесячно и в нарастающей итоговой сумме. Величины, которые не облагаются взносами, указываются отдельно .

Внизу прописываются базы и итоговые величины взносов по страхованию по каждому из направлений. Заполнение второй страницы происходит только для тех сотрудников, которые заняты на вредных производствах. Составление табличной сводки осуществляется по дополнительным выплатам в сумме, а также по опасным участкам индивидуально.

На листе с расходами происходит указание всех страховых случаев, которые требуют оплаты со стороны бюджета федерального характера. В каждой строке происходит отражение общей величины, суммы из бюджета и числа выплат . В каждом разделе обязательно содержится подпись главного сотрудника бухгалтерии.

Нормативная регламентация

Есть несколько законодательных актов , регулирующих этот вопрос:

• Налоговый кодекс РФ;
• Письмо от ПФР и ФСС;
• ФЗ №212 от 24.07.2009 г.;
• ФЗ №255 от 29.12.2006 «Об обязательном соц. страховании»;
• ФЗ №125 от 24.07.1998 «Об обязательном предоставлении страхования от несчастных случаев»;
• прочие документы регионального характера.

Помимо этого, существует несколько региональных документов, обеспечивающих регламентирование данного вопроса. Они тоже имеют свои номера и даты фактического издания. Данные из этих документов переносятся в те или иных колонки таблицы и принимают участие в расчетных мероприятиях.

Образец карточки и требования к составлению

Львиной доле страхователей из всех сведений обязательно придется обеспечивать заполнение первой страницы . Также необходимо отразить начисления и различные взносы с них в пользу руководящего звена, регулирующего деятельность отдела.

Образец документа содержит данные о его структуре и основных сведениях, вносимых в процессе заполнения. Представлена классическая форма в формате Excel, предполагает внесение в табличную сводку большого количества актуальных и необходимых сведений.

Таким образом, карточка учета выступает в качестве бухгалтерской справки . Это первичный документ учета, обязательный к заполнению со стороны каждого страхователя. Нужно внести материалы по начисленным взносам, расходным направлениям на страховые случаи.

Отдельно нужно выделить данные по работникам, занятым на опасных производствах. Ведение такого рода документации обязательно для каждого предприятия . Форма учета может подлежать изменениям, но каждый раз подтверждается в рамках учетной политики фирмы.

Все страхователи обязаны вести учет начисленных выплат и вознаграждений, а также взносов с них отдельно по каждому физлицу, в чью пользу такие выплаты были сделаны (ч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). ПФР и ФСС рекомендуют использовать для этого карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов по разработанной ими же форме (Приложение к Письму ПФР № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014). В карточке отражаются данные за календарный год.

В карточке указываются следующие сведения:

• наименование организации-страхователя, ее ИНН и КПП;
• ФИО застрахованного лица, гражданство, наличие инвалидности, вид договора, который с ним заключен, а также его номер и дата заключения (либо дата назначения лица на занимаемую должность), статус лица. Статус указывается, только если лицо является иностранным гражданином либо не имеет гражданства;
• суммы выплат в пользу лица. Причем отдельно показываются выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами;
• базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС;
• суммы начисленных взносов по каждому виду страхования. При этом пенсионные взносы отражаются отдельно с сумм, не превышающих предельную величину базы, и сумм, превысивших ее;
• расходы на цели обязательного социального страхования - пособия, выплаченные по случаю временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также в связи с несчастными случаями на производстве и профзаболеваниями (конечно, если таковые были). Подробно информация о пособиях показываются на стр.3 карточки.

Отметим, что все суммовые показатели в карточке должны быть указаны как за соответствующий месяц, так и нарастающим итогом.

Кроме того, если среди ваших застрахованных лиц есть члены летных экипажей, работники угольной промышленности, те, кто занят на работах с вредными (опасными) условиями труда, то в карточке вы также должны будете отразить начисленные с их выплат «дополнительные» взносы. Для этого предусмотрена стр. 2 карточки.

Образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и взносов

Из всей карточки большинству страхователей наверняка придется заполнять ее первую страницу. Пример ее заполнения приведен ниже.

В карточке показаны начисления (и взносы с них) в пользу руководителя отдела продаж Свиридова А.М., который в феврале 2016 года помимо зарплаты получил еще материальную помощь в размере 30 тыс. руб. в связи с рождением у него сына.

Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат (образец)

В обязанности страхователя входит учет выплат, которые были начислены, и вознаграждений работнику. Дополнительно определяется размер отчислений, которые были сделаны в качестве страховых взносов по каждому физическому лицу.

Для отражения таких данных специалисты Пенсионного фонда и Фонда социального страхования рекомендуют применять карточку учета страховых взносов. Данные вносятся за календарный год.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Карточка, согласно которой ведется учет страховых взносов, оформляется на бланке, разработанном в 2019 году. Он имеет рекомендательный характер. Но при этом вести документ нужно обязательно.

Чтобы не допустить ошибок при заполнении, нужно ориентироваться на образец карточки учета страховых взносов в 2019 году. Ведь за неправильно внесенные данные может наступить ответственность.

Что это за документ и каково его назначение

Работодатель, принимающий на работу сотрудника, является плательщиком страховых взносов за него. Для того, чтобы правильно определить базу для перечисления и размер самих отчислений, нужно использовать специально разработанный для этих целей документ.

На основании пункта четвертого статьи 431 Налогового кодекса РФ такой бумагой является карточка индивидуального учета страховых отчислений. Ее форма разработана специалистами ПФР и ФСС.

В документе отражаются сведения о:

• выплаченных сотруднику средствах;
• размере базы, из которой отчисляются взносы;
• начисленной сумме в каждый фонд;
• расходах, возмещенных Фондом социального страхования.

Информация предоставляется за каждый месяц. При этом сумма увеличивается за счет итогового сложения новых значений.

Форма и структура

В карточке, требуемой для учета страховых взносов, необходимо отразить определенные сведения:

• Обязательно прописывается название учреждение, которое является страхователем. Рядом отмечаются его и .
• Далее располагаются сведения о лице, подлежащем страхованию. Указываются его фамилия, имя, отчество, гражданство, наличие инвалидности. Подтвердить трудовые отношения можно с помощью наименования и характеристики договора, с отметкой о дате его заключения и регистрационном номере. Также может быть прописана дата, когда лицо стало занимать данную должность. При отсутствии гражданства или принадлежности другому государству отмечается статус работника.
• В графе прописываются суммы, которые были выплачены лицу в качестве дохода. Отдельными строками отражаются средства, из которых будут и не будут отчисляться страховые взносы.
• Отдельно указываются страховые базы, с которых производится перечисление средств в каждый из фондов. Здесь отмечаются суммы, подлежащие переводу в Пенсионный фонд, Фонды социального и обязательного медицинского страхования.
• По каждому виду страхования суммы, которые были начислены, указываются отдельно. При прописывании пенсионных взносов важно отметить те, которые не превышают установленную предельную величину, и значения сверх нормы.
• Рядом отмечаются те средства, которые подлежали выплате работникам. Пособия предусматриваются при наступлении временной нетрудоспособности, беременности, уходу за ребенком. Сюда же относятся выплаты за повреждения, полученные в результате профессиональных болезней и производственных травм. Полностью сведения о выплатах отмечаются на третьей странице.

Важно помнить, что размеры указываются дважды. Одна сумма отмечается за конкретный месяц. Другое число необходимо для определения нарастающего итога.

В карточке могут отмечаться дополнительные взносы.

Они отражаются для:

• членов летных экипажей;
• работников угольной промышленности;
• лиц, трудящихся во вредных и опасных условиях труда.

Эти данные прописывается на второй странице документа.

Бланк карточки учета страховых взносов в 2019 году:

Порядок заполнения и образец карточки учета страховых взносов в 2019 году

Карточка учета страховых взносов состоит из трех страниц. При этом в первую очередь заполняется шапка документа.

В ней нужно указать:

• наименование учреждения, его КПП и идентификационный номер налогоплательщика;
• кодировку тарифов по медицинскому, пенсионному и социальному страхованию;
• фамилию, имя, отчество застрахованного лица, его гражданство, ИНН, наличие инвалидности;
• характер отношений работника с работодателем (трудовые или ), номер соглашения и дату его составления.

Если посмотреть на образец карточки учета страховых взносов в 2019 году, то можно увидеть, что основная часть документа представлена в виде таблицы. В ней содержатся сведения об основных выплатах, которые были произведены в пользу сотрудника.

Суммы прописываются ежемесячно и по нарастанию с начала года. Отдельно нужно указать доход, который подлежит уменьшению за счет страховых отчислений, и не подлежит.

В следующих разделах таблицы отражаются базы для каждого вида отчислений:

• в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование;
• в Фонд обязательного медицинского страхования;
• в Фонд социального страхования.

Вторая страница необходима для отражения данных о работниках, трудящихся в условиях вредного производства или выполняющих тяжелый труд.

На ней также представлена объемная таблица, поделенная на части:

Третья страница карточки разработана для указания выплат, которые осуществлялись при потере работником трудоспособности на определенный период. Сюда же относятся пособия, переводимые за беременность, уход за ребенком. Также в данном разделе отражаются выплаты, которые получили пострадавшие от производственного процесса или пораженные профессиональными болезнями сотрудники.

В первой части третьего раздела отмечаются выплаты, связанные с материнством и вынашиванием ребенка.

Работодатель должен прописать суммы, которые были перечислены за:

• временную потерю трудоспособности;
• период беременности и родов;
• раннюю постановку (в первом триместре) на учет в женскую консультацию;
• рождение ребенка.

В строках отмечается несколько выплат, в том числе и произведенных из средств федерального бюджета.

Вторая часть содержит данные о выплаченных пособиях за производственные травмы и профболезни. Отдельно указываются выплаты, перечисленные за нетрудоспособность в результате несчастного случая. В другую строку прописываются сведения о перечислениях лицам, имеющим профессиональное заболевание.

После заполнения каждого раздела документ передается на подпись главному бухгалтеру.

Санкции за неправильное заполнение

Форма, которая используется многими работодателями, не установлена на законодательном уровне. Поэтому стоит отметить рекомендательный ее характер. При этом вести документ входит в обязанности каждого учреждения и ИП.

В организации сотрудники могут самостоятельно разработать бланк для заполнения. Но нужно ориентироваться на образец, чтобы не пропустить основные важные разделы.

Если в организации не будет заведена карточка учета, а также обнаружатся систематические ошибки в ходе заполнения, которые проверяющий посчитает грубыми, то работодатель может быть привлечен к ответственности.

В соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ в таких ситуациях предусматриваются штрафы. Если база для определения размера взносов не была занижена, то выплачивается от 10 000 до 30 000 рублей. Сумма варьируется в зависимости от количества периодов, в которых отмечаются ошибочные сведения.

Более серьезный штраф предусматривается, если произошло снижение базы для расчетов. Работодателю придется заплатить минимум 40 тысяч рублей. В среднем берется ставка 20% от взносов, которые не были уплачены.

Детали, которые нужно учитывать при составлении

Стоит помнить о некоторых деталях, которые необходимо учитывать при составлении карточки учета страховых взносов. Они касаются тарифов и лимитов по средствам. На начало 2019 года не отмечается изменений в порядке определения базы страховых отчислений.

Взносы по-прежнему не начисляются за:

• декретные пособия;
• выплаты на детей;
• командировочные переводы;
• выходные пособия до трех заработных плат лица.

На основании Постановления Правительства РФ №1255, которое было выпущено 21.11.2016 года, предельное значение по обязательным страховых взносам составляет 755 тысяч рублей.

Если база не превышает лимит, то производится отчисление 22%. Для взносов, которые осуществляются в Пенсионный фонд сверх нормы, устанавливается значение тарифа 10%.