Приход денежных документов. Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

В хозяйственной практике бухгалтерам повсеместно приходится оформлять такие кассовые операции как получение и выдача денежных документов. Автоматизировать процесс учета данных активов помогает программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" (аналог программы "1С:Бухгалтерия 8", но с расширенными возможностями). Как применять заложенный в программе механизм, рассказывает М.А. Власова, преподаватель-консультант Центра сертифицированного обучения компании "1С:Автоматизация", одна из авторов книги "1С:Бухгалтерия 8 КОРП: учет в головной организации"*.

Примечание:

(меню Касса -> Поступление денежных документов

поступление от поставщика;
прочее поступление.

От кого и Денежные документы От кого выбирается:

контрагент из справочника Контрагенты Прочее
Физические лица ;
Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов Приходный ордер .

Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов

Возврат поставщику;
Выдача подотчетному лицу;
Прочая выдача.

На закладке Кому могут выбираться:

Контрагенты Счета доходов и расходов ;
Физические лица ;
корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер .

Какие документы считаются "Денежными"?

Примечание:
* Купить книгу можно у партнеров фирмы "1С". Свяжитесь с партнером, который обслуживает вашу организацию, и сделайте заказ, сообщив ему код книги - 4601546070173.

К денежным документам относятся оплаченные железнодорожные, авиа- и прочие перевозочные билеты, талоны на бензин, путевки на лечение и отдых, почтовые марки и иные аналогичные бумаги, имеющие денежную оценку.

Такие активы, находящиеся в кассе организации, в сумме фактических затрат на их приобретение учитываются на счете 50

"Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Следует отметить, что Инструкция по применению Плана счетов требует вести аналитический учет денежных документов по их видам. В программе "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" для учета данных операций разработаны специальные документы, журналы и отчеты.

Принятие к учету денежных документов отражается документом Поступление денежных документов (меню Касса -> Поступление денежных документов ). В нем предусмотрены следующие виды операций:

поступление от поставщика;
поступление от подотчетного лица;
прочее поступление.

Документ содержит две закладки - От кого и Денежные документы . В зависимости от вида операции на закладке От кого выбирается:

контрагент из справочника Контрагенты , договор с ним (вид договора Прочее ), а также счет учета расчетов с контрагентом;
подотчетное лицо из справочника Физические лица ;
корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы выбираются один или несколько денежных документов из одноименного справочника и указывается их количество. Стоимость билетов, талонов и др. заполнится на основании данных справочника Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов предусмотрена печатная форма Приходный ордер .

Выбытие денежных документов отражается документом Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов ). В документе предусмотрены следующие виды операций:

Возврат поставщику;
Выдача подотчетному лицу;
Прочая выдача.

В зависимости от вида операции документ будет содержать две или три закладки.

На закладке Кому могут выбираться:

контрагент, которому возвращаются денежные документы, из справочника Контрагенты , договор с ним, а также счет учета расчетов с контрагентом. Если между суммой возврата и стоимостью денежных документов возникает разница, то она относится на счет доходов или расходов, который указывается на закладке Счета доходов и расходов ;
подотчетное лицо, которому выдаются документы, из справочника Физические лица ;
корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы указываются передаваемые документы (путем выбора из одноименного справочника), их количество и сумма возврата.

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер . В соответствии с действующими нормативными документами по учету кассовых операций в РФ в программе разработан Отчет по движению денежных документов .

Рассмотрим оформление операций с денежными документами на двух примерах, наиболее часто встречающихся в практике организаций: приобретение и выдача перевозочных билетов работникам, направляемым в командировку; приобретение горюче-смазочных материалов по талонам.

Учет перевозочных билетов, приобретенных для командированных сотрудников

В настоящее время повсеместно распространены случаи, когда билеты приобретает не работник, которому деньги выдаются на командировочные расходы в подотчет, а организация у перевозчика или у агентства, являющегося посредником по распространению билетов перевозчика.

Пример 1

Организация 11.01.2010 перечислила Агентству с расчетного счета предоплату 14 160 руб. (в т. ч. НДС 18 %) за билеты Авиакомпании на перевозку пассажира.
Билеты, приобретенные Агентством, накладную на их передачу и счет-фактуру на ту же сумму 15.01.2010 привез в организацию курьер Агентства. Авиабилеты (2 шт.), на бланке которых указана стоимость перевозки 5 900 руб., в тот же день поступили в кассу организации, а 18.01.2010 были выданы из кассы сотруднику, направленному в командировку. По окончании командировки 25.01.2010 работником был составлен авансовый отчет.

В программе перечисление безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение . В сумме, перечисляемой Агентству, содержится как стоимость приобретаемых билетов, которые будут оприходованы документом Поступление денежных документов (а, следовательно, на эту сумму договор с агентством должен быть вида Прочее ), так и плата за услуги Агентства, приобретение которой будет отражаться документом Поступление товаров и услуг (а значит, с контрагентом должен быть оформлен договор вида С поставщиком ). Это нужно учитывать, когда на основании платежного поручения будут создаваться документы Списание с расчетного счета . Если из договора с Агентством ясно, какая часть относится к стоимости услуги, а какая - к стоимости билета, то по операции перечисления денег должно быть создано два документа Списание с расчетного счета : один с видом операции Оплата поставщику , другой с видом Прочие расчеты с контрагентами .

Предположим, что из договора нельзя определить указанные доли (именно такой вариант будет рассмотрен в данной статье). Тогда относим всю сумму предоплаты на договор вида С поставщиком (рис. 1).

Рис. 1. Списание денег с расчетного счета

В бухгалтерском учете документ сделает проводку:

Дебет 60.02 Кредит 51 - 14 160 руб. - на сумму предоплаты Агентству.

Принятие перевозочных документов к учету отражается записью по дебету субсчета 50.03 в корреспонденции с кредитом счета 76.09. Оформит операцию документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика (при этом создается и выбирается договор вида Прочее ). Оценка билетов, находящихся в кассе, должна соответствовать стоимости перевозки, так как именно эту сумму можно будет получить от перевозчика в случае расторжения договора, оформленного билетом.

Организация оплатила не только стоимость перевозки, но и стоимость услуг по приобретению билетов. Агентство завершило оказание своей услуги, доставив билеты, обладающие требуемыми характеристиками, заказчику, и именно в этот момент в конфигурации оформляется документ Приобретение товаров и услуг на стоимость услуги. Так как услуга получена, НДС, входящий в ее стоимость, можно принять к вычету. Для этого нужно ввести сведения о счете-фактуре Агентства (на закладке либо по гиперссылке Счет-фактура ).

Проводки, которые сделает документ в бухгалтерском учете, представлены на рис. 2.

Рис. 2. Бухгалтерские проводки по документу приобретения услуг

После проведенных операций, в учете остаются две задолженности - дебиторская по счету 60.02 (предоплата) и кредиторская по счету 76.09 на сумму полученных авиабилетов.

Эти задолженности относятся к договорам разных видов. Произвести зачет данных задолженностей нужно с помощью документа Корректировка долга .

Перед направлением работника в командировку ему из кассы организации выдается аванс - в данном случае в виде перевозочного билета. Данная операция регистрируется документом Выдача денежных документов (рис. 3).

Рис. 3. Выдача денежных документов в подотчет

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.1993 № 40).

Бухгалтер на основе представленных работником документов составляет авансовый отчет, на закладке Авансы которого указываются подотчетные суммы, а на закладке Прочее - оплата приобретенных работником услуг, к которым относятся и расходы по проезду к месту назначения и обратно.

Указывая суммы, за которые отчитывается работник, на закладке Авансы документа Авансовый отчет нужно выбрать регистратор, которым производилась выдача подотчетных сумм. Среди прочих им может быть документ Выдача денежных документов . Данные об авиабилетах вносятся на закладку Прочее .

Компания, выполнявшая перевозку, может предъявить покупателю НДС, входящий в цену услуги. Сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, принимаемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежит вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Право на вычет возникает после утверждения руководителем организации авансового отчета работника.

Если при этом перевозчик предъявил счет-фактуру, то организация может принять НДС к вычету на основе предъявленного счета-фактуры. Для этого нужно поставить флажок (галку) в графе СФ предъявлен авансового отчета, указать дату и номер счета-фактуры, а затем "провести" или "записать" авансовый отчет. Счет-фактура при этом будет создан автоматически. В дальнейшем сведения о предъявленной сумме НДС попадут в документ Формирование записей книги покупок .

Если счета-фактуры нет, то НДС, выделенный отдельной суммой в бланке билета, также можно принять к вычету, так как согласно пункту 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Так как в общем случае наличие счета-фактуры - это одно из обязательных условий, которые должны соблюдаться при принятии НДС к вычету, то программа не позволит осуществить вычет, если сведения о счете-фактуре не будут в нее внесены. Однако такого специального документа, как бланк строгой отчетности (БСО) для целей НДС в конфигурации не предусмотрено, поэтому под документом Счет-фактура полученный следует понимать и непосредственно счет-фактуру, и БСО.

Таким образом, если НДС принимается к вычету на основании перевозочного билета (при отсутствии счета-фактуры), нужно поставить в графе СФ предъявлен флажок, свидетельствующий о том, что предъявлен бланк строгой отчетности, указать дату БСО, а в графе Номер СФ можно указать не только номер бланка, но и его наименование (рис. 4).

Рис. 4. Отчет о расходах на проезд. НДС по билетам принимается к вычету

После выполнения этих операций программа в печатной форме книги покупок указывает бланк строгой отчетности, и требование Постановления № 914 будет выполнено.

Учет талонов на бензин

Возможны различные варианты заправки автомобиля ГСМ. На некоторых фирмах топливо для заправки автомобиля приобретается водителями, которым для этого выдаются под отчет денежные средства. Другие организации, осуществив перечисление поставщику, "приобретают" у него специальные талоны на нефтепродукты. Впоследствии водители по этим талонам получают у поставщика ГСМ и заправляют ими транспортные средства.

Пример 2

Для приобретения 100 талонов на бензин организация перечислила 23 600 руб., в том числе НДС - 3 600 руб. Талоны были оприходованы в кассе. Для заправки автотранспортных средств в январе было передано водителю 60 талонов, по каждому из которых можно получить 10 л бензина. По представленному в конце месяца акту АЗС в январе было отпущено 500 л топлива по 50 талонам.

С поставщиком бензина должен быть оформлен договор вида С поставщиком , так как в документе Списание с расчетного счета (вид операции Оплата поставщику ) он будет выбираться в качестве договора, по которому перечисляются денежные средства. Задолженность поставщика, возникшая при этом на счете 60.02 (в корреспонденции со счетом 51), должна числиться в учете организации до момента получения горюче-смазочных материалов.

Оприходование талонов на бензин (денежных документов) в кассу производится документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . При этом должен быть выбран договор вида Прочее и может быть указан счет расчетов - 76.09.

Следует отметить, что договоры поставщика можно объединить в группу, под которой будет пониматься реальный подписанный с поставщиком договор.

На закладке Денежные документы документа Поступление денежных документов выбираются приходуемые в кассу организации талоны (рис. 5). При проведении документа возникает кредиторская задолженность перед АЗС по счету 76.09.

Рис. 5. Оприходование в кассу талонов на бензин

Выдача талонов водителям из кассы организации регистрируется документом Выдача денежных документов . При этом выбирается вид операции Выдача подотчетному лицу .

В конце месяца работники организации, которым были выданы талоны, отчитываются об их расходовании. Для этой цели в программе составляется авансовый отчет, на закладке Авансы которого выбирается подотчетная сумма по документу, зарегистрировавшему выдачу талонов (рис. 6).

Рис. 6. Выбор документа, оформившего выдачу денежных документов

Так как с поставщиком бензина составляется общий документ, которым подтверждается купля-продажа ГСМ в целом за месяц, и к нему выдается единый счет-фактура, то по каждому авансовому отчету лучше регистрировать не поступление бензина, а погашение задолженности. Для этого следует заполнить закладку Оплата , выбрав контрагента и договор вида С поставщиком . При проведении авансового отчета задолженность по счету 60.02 увеличится.

Оприходование бензина производится документом Поступление товаров и услуг . С его помощью вводятся также данные о предъявленном организации поставщиком счете-фактуре.

В дальнейшем бухгалтер рассчитывает, сколько бензина израсходовано водителями по нормам и сверх норм. Бензин, использованный в пределах норм, списывается на расходы, принимаемые для целей налогообложения, а израсходованный сверх норм - на расходы, не принимаемые при расчете налога на прибыль. И в том, и в другом случае списание ГСМ на расходы регистрируется документом Требование-накладная .

После проведенных операций в бухгалтерском учете организации останутся числиться задолженности, связанные с приобретением ГСМ, по договорам двух разных видов: дебетовая по счету 60.02 и кредитовая по счету 76.09.

Так как операции по расчетам за бензин закончены, задолженности можно погасить взаимозачетом с помощью документа Корректировка долга .

Общие правила хранения, использования и учета денежных средств устанавливаются ЦБ России. На сегодняшний день действует письмо ЦБ России от 22.09.1993 № 40 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Дополнительно крайне важно руководствоваться:

Стоит сказать - положением ЦБ России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;
Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием организациями наличных денежных средств при расчетах с населением производится с применением контрольно-кассовой техники.

Действующим законодательством предусматриваются:

специально оборудованное помещение кассы; полная материальная ответственность кассира;
лимитирование остатков наличных денежных средств;
ограничение срока их хранения;
размеры и продолжительность использования авансов на хозяйственные, командировочные расходы.

В случае если у организации нет возможности предоставить для кассы специально оборудованное помещение, то для хранения денежных средств необходим сейф.

Кассир при приеме на работу должен быть под расписку ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному распоряжению администрации. Договор о материальной ответственности заключается и с замещающим работником. В случае если штатным расписанием должность кассира не предусмотрена, то данные обязанности возлагаются на сотрудника в порядке совмещения.

Организация может хранить в ϲʙᴏей кассе наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банком, по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денежных средств в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Первичными документами по кассе будут документы, разработанные ЦБ России.

Прием наличных денежных средств кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на ϶ᴛᴏ письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на ϶ᴛᴏ уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на данные документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на ϶ᴛᴏ уполномоченными.

К оформлению кассовых ордеров предъбудут особые требования. Не допускаются исправления. Исполненные кассовые документы гасятся специальными штампами («Стоит сказать - получено» или «Оплачено»)

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в специальном журнале (унифицированная форма № К2)

Отметим, что текущий учет денежных средств ведется кассиром в кассовой книге. В ней регистрируются остаток средств на начало дня, операции по приходу и расходу (за день), подводятся итоги поступления и выдачи и выводится остаток на конец дня.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр – отрывной – служит отчетом кассира. К отчету прилагаются все приходные и расходные документы и в конце рабочего дня сдаются в бухгалтерию под расписку бухгалтера.

При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета отдельные листы кассовой книги ежедневно формируются в виде машинограмм: 1-й лист – вкладной лист кассовой книги, 2-й лист – отчет кассира.

По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.

Помимо повседневного отчета кассира в сроки, установленные администрацией, проводится ревизия кассы. Ревизия должна быть внезапной, и проводить ее следует не реже чем один раз в месяц. Приказом руководства создается инвентаризационная комиссия, в ходе ревизии полистно проверяются все документы и все денежные средства. Результат оформляется актом.

С 21 ноября 2001 г. на основании указания ЦБ России от 14.11.2001 № 1050-У устанавливается предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб.

Порядок открытия расчетных счетов в банке и ведения операций по ним

Нормативным документом, определяющим порядок осуществления безналичных расчетов, будет положение ЦБ России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (в ред. от 03.03.2003)

Организация может иметь несколько расчетных счетов одновременно. По ϲʙᴏему усмотрению она выбирает банк для открытия счета. Организация может производить все виды операций с любого расчетного счета.

Порядок открытия расчетных и иных счетов, совершение и оформление операций устанавливаются ЦБ России.

Для открытия расчетного счета в банке крайне важно предоставить следующие документы:

нотариально заверенную копию устава (и нотариально заверенную копию учредительного договора, если он есть);
нотариально заверенную копию свидетельства о регистрации в регистрационной палате;
нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
ксерокопию кодов статистики, заверенную руководителем организации и печатью организации;
ксерокопия решения учредителя (протокола общего собрания учредителей) о назначении руководителя организации, заверенную ее руководителем и печатью;
ксерокопию приказа о назначении главного бухгалтера организации, заверенную ее руководителем и печатью;
справки из Фонда социального страхования, Фонда обязательного медицинского страхования и Пенсионного фонда;
банковскую карточку с нотариально заверенными образцами подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

При изменении названия организации, характера ее деятельности, состава распорядителей счета в документацию вносятся ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие исправления, а при реорганизации организации в банк представляются новые документы.

Все операции по счету осуществляются на основании письменных распоряжений владельца счета:

внесение наличных сумм – на основании объявления на взнос наличными;
получение наличными со счета – денежного чека;
перечисления – платежного поручения, расчетного чека, платежного требования-поручения.

В безакцептном порядке банком могут списываться средства в оплату электроэнергии, теплоснабжения, водоснабжения и т. п. (расчеты в порядке плановых платежей)

Также в безакцептном порядке производится списание по решению судебных и налоговых органов.

Основанием для записей в учетных регистрах служат банковские выписки – перечень всех совершенных операций по счету за период с прилагаемыми копиями платежных документов. Все записи в выписке по кредиту означают поступление на счет, по дебету – списание со счета.

Выявленные ошибки исправляются после согласования с банком, для чего установлен предельный срок – 10 дней со дня получения выписки.

Расчеты платежными поручениями

Платежное поручение – ϶ᴛᴏ распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, о переводе определенной денежной суммы на счет получателя средств, открытый в ϶ᴛᴏм или другом банке. Банк исполняет платежное поручение в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Платежное поручение действительно в течение 10 дней, включая день составления.

Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств:

за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

Банк по требованию плательщика обязан информировать его об исполнении платежного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.

Учет денежных средств, находящихся в аккредитивах

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее – банк-эмитент) по поручению плательщика произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (далее – исполняющий банк) произвести такие платежи.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);
отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными)

При открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива.

Отзывным будет аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств и без каких-либо обязательств перед ним банка-эмитента после отзыва аккредитива. Безотзывным признается аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть отменен только с согласия получателя средств.

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в кᴏᴛᴏᴩом отражаются:

наименование банка-эмитента;
наименование банка, обслуживающего получателя средств;
наименование получателя средств;
сумма аккредитива;
вид аккредитива;
способ извещения получателя средств об открытии аккредитива;
способ извещения плательщика о номере счета для депонирования средств, открытого исполняющим банком;
полный перечень и точная характеристика документов, предоставляемых получателем средств;
сроки действия аккредитива, предоставления документов, подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), и требования к оформлению указанных документов;
условие оплаты (с акцептом или без акцепта);
ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязательств.

В основной договор могут быть включены иные условия, касающиеся порядка расчетов по аккредитиву.

Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счет получателя средств. Допускаются частичные платежи по аккредитиву.

Учет переводов в пути

Понятие «переводы в пути» применяется для учета движения денежных средств (переводов) в случаях, когда имеется временной разрыв между моментом документально подтвержденного списания и моментом зачисления денежных средств на ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующий счет учета, в частности:

выручки от продажи товаров, кᴏᴛᴏᴩые произведены организациями, осуществляющими торговую деятельность, внесенной в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленной по назначению;
денежных средств (переводов) в иностранных валютах, внесенных в кассы кредитных организаций для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению.

Основанием для принятия денежных документов на учет будут квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В случае если учреждения банков оформляют выписки с банковских счетов по форме, отличной от общепринятой, и данные выписки содержат информацию о суммах денежных средств, кᴏᴛᴏᴩые поступили в адрес организации, но еще не подтверждены расчетными банковскими документами, то организация демонстрирует такие суммы в бухгалтерском учете как «переводы в пути» и не вправе распоряжаться ими до момента получения кредитной организацией расчетных документов, подтверждающих платеж.

Учет денежных документов

В кассе организации могут храниться такие денежные документы, как оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные проездные билеты и др. Поступления и выдача денежных документов оформляются на основании приходных и расходных кассовых ордеров с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.

Денежные документы оцениваются в бухгалтерском учете в сумме фактических затрат на их приобретение.

Аналитический учет ведется по видам денежных документов.

Кассы организаций могут работать не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Денежными документами называются бумаги, покупаемые за безналичные или наличные деньги. Их держат в сейфе кассового помещения.

К денежным документам относятся:

Марки для почтовых отправлений;
Купоны на топливо (к примеру, бензин);
Билеты на проезд на различном транспорте;
Различные путевки, которые приобрела организация;
Талоны на питание;
Карты на оплату услуг связи;
Другие документы.

Акции, приобретенные у акционеров;
Различные ценные бумаги;
Документы на нематериальные ценности.

Как хранятся денежные документы

Компании должны держать денежные документы в кассе вместе с наличными деньгами. В бух. учете операции с денежными документами должны быть отражены на субсчетах к счету «денежные документы» (50-3).

Учет денежных документов в бух. учете

Рассмотрим, как учитываются некоторые денежные документы.

Купоны на питание учащихся

Некоторым учащимся (школьникам, студентам) учебные учреждения обязаны предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Данное питание выдается по специальным купонам. В них должно содержаться:

Номер;
Период действия;
Вид питания (обед или завтрак);
Цена;
Печать компании, которая выдала данный талон;
Роспись отвечающего за выдачу сотрудника.

Если учреждения образовательного назначения снабжают купонами, управляющий этого учреждения должен обеспечить сохранность данных купонов. Он выдает их сотруднику, который несет ответственность за организацию бесплатного питания. Купоны передаются по специальному акту. Купоны, которые не были использованы, должны быть возвращены управляющему учреждения. Все совершенные с купонами действия вносят в специальную книгу учета купонов.

Если учреждение само предоставляет бесплатное питание, в конце каждого дня использованные бланки купонов считаются и прикладываются к кассовой отчетности. Они должны храниться в течение пяти лет после их использования.

Почтовые марки

Не смотря на то, что технический процесс активно развивается, услуги почтовой связи остаются все такими же востребованными. Осуществить почтовое отправление можно только с помощью специальных марок. Организации должны учитывать эти марки в качестве денежных документов.

Почтовые марки выдаются ответственным сотрудникам по мере того, как они становятся нужны. Ответственные работники должны составлять авансовую отчетность, прикладывая к ней подтверждающие документы. Подтверждающими документами являются:

В случае удачной отправки – реестр отправки;
В случае неудачной отправки (порчи) – испорченный конверт.

Карты оплаты услуг связи

Работники компаний зачастую пользуются корпоративной связью, за использование собственных средств связи в рабочих целях они получают компенсации. В организациях часто оплачивают связь специальными картами. Их покупает организация и учитывает их в качестве денежных документов.

Чтобы у налоговиков не возникало лишних вопросов по поводу оплаты расходов на услуги связи, в организации должно быть разработано специальное положение. В нем должен содержаться список работников, имеющих право на получение специальных карт оплаты.

Осуществляя свою экономическую деятельность, некоторые отечественные организации используют наличные деньги и осуществляют наличные денежные расчеты. Одновременно отечественное законодательство допускает использование для субъектов гражданских правоотношений или сторон трудовых правоотношений оборот денежных документов, учет которых соответствующая организация обязана осуществлять в установленном порядке.

Документы, являющиеся денежными

Министерство финансов Российской Федерации своим приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.

Также особого внимания заслуживает необходимость изготовления и оформления приходного кассового ордера, если такие документы сдаются в кассу предприятия. Если же документы выдаются третьим лицам из кассы организации, то организации необходимо оформить расходный кассовый ордер.

Существенным отличием РКО и ПКО для денежных документов от кассовых документов, необходимость в составлении которых возникает при осуществлении денежных расчетов, является необходимость проставления на кассовых документах для учета документов, являющихся денежными, записи «фондовый».

Все поступившие или выданные документы должны отражаться в журнале регистрации кассовых документов. Следует помнить, что такая регистрация производится отдельно от регистрации кассовых документов по денежным наличным расчетам.

Учет денежных документов

Помимо необходимости отражать движение документов в кассовой книге и журнале регистрации кассовых документов, разделом 5 Инструкции предусмотрен общий порядок учета документов, являющихся денежными.

В силу названных норм отечественного права аналитический учет осуществляется по видам документов на счете 50 «Касса».

По операциям с денежными документами учет производится по дебету счета 50, если документы поступают в кассу компании. Если документы выдаются из кассы компании, то учет происходит на кредите счета 50.

В кассовой книге необходимо регистрировать и осуществлять отражение документов как поступающих в кассу предприятия, так и выдаваемых из кассы организации третьим лицам. Но такой учет осуществляется на отдельных листах кассовой книги, на которых обязательно должна быть проставлена отметка «фондовый».

Как следует из методических рекомендаций по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н , в кассовой книге организации отражается движение денежных документов. Для этих целей используются отдельные листы книги, в которых следует проставлять метку «фондовый».

При заполнении кассовой книги по учету денежных документов следует помнить, что, строки книги » и « в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи относительно движения документов, являющихся денежными, следует вносить сразу же после выдачи или получения соответствующего документа.

В заключение следует отметить, что в отличие от наличных денежных расчетов законодатель не разработал и не предусмотрел форму документа, используемого для учета денежных документов, выданных третьим лицам.

Как предусмотрено п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» , каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден соответствующим первичным документом.

Такими документами могут быть не только утвержденные формы, но и формы, самостоятельно разработанные соответствующим субъектом предпринимательских отношений. Обязательным требованием к таким документам является наличие в них реквизитов, прямо перечисленных в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Из изложенного выше следует, что для надлежащего учета движения таких документов предприятию, их использующему, необходимо самостоятельно разработать форму ведомости учета движения денежных документов с обязательным указанием в такой ведомости всех необходимых реквизитов.

Важно помнить, что вне зависимости от того, что такие документы не являются наличными деньгами, отечественные предприятия и организации обязаны осуществлять учет таких документов.

Неисполнение компанией установленной законом обязанности по учету денежных документов может явиться основанием для наложения на такую компанию или ее должностных лиц административного штрафа за нарушение кассовой дисциплины.

Практически любая компания в своей деятельности сталкивается с денежными документами: оплаченными авиа- и железнодорожными билетами, путевками, талонами на ГСМ. Об особенностях учета денежных документов на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, в том числе для целей НДС, рассказывают эксперты 1С.

Организация учета денежных документов

Денежные документы - это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее - План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник ). Для каждого денежного документа указывается его вид:

Билеты ;
Путевки ;
Почтовые марки ;
Талоны на ГСМ ;
Прочее .

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное - Функциональность ). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы и Выдача денежных документов , а также журнал Денежные документы . Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов , который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

Поступление от поставщика ;
;
Прочее поступление.

Если регистрируется Поступление от поставщика , то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

Выдача подотчетному лицу ;
Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
Прочая выдача.

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

литровые (количественные) , в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
суммовые или стоимостные (денежные) , в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее - ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
у организации ООО «Эталон-Карт» на общую сумму 58 500 руб. (цифры в примерах условные). Номинал одного талона - 50 л.
По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортного средства на АЗС. Водители получают бензин по полученным под отчет талонам и составляют авансовый отчет. Документы на выбранное в течение месяца топливо (накладная, счет-фактура) поставщик предоставляет на последнее число каждого месяца. Стоимость израсходованного бензина включается в расходы в конце месяца согласно путевым листам. Талоны на ГСМ учитываются на счете 50.03.

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами , где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 - на сумму предоплаты (58 500 руб.).

Обратите внимание , для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ-ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

На закладке Денежные документы по кнопке Добавить выбираются поступающие денежные документы из справочника Номенклатура денежных документов . В Примере 1 денежный документ имеет вид Талоны на ГСМ (рис. 3). Указывается количество и сумма поступивших денежных документов.

Рис. 3. Номенклатура денежных документов

При проведении документа в регистр бухгалтерии вводятся проводки:

Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (58 500 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов с контрагентами Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета ; Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученных талонов на бензин (58 500 руб.) в количестве 30 шт.

Выдача талонов водителю отражается документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу . На закладке Кому Физические лица.

На закладке Денежные документы указывается наименование талона (выбирается из справочника Номенклатура денежных документов ) и количество, например, 10 шт. Стоимость талонов рассчитывается автоматически.

В результате проведения документа формируется проводка:

Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданных подотчетному лицу денежных документов (19 500 руб.) в количестве 10 шт.

Оприходование бензина, приобретенного водителем по талонам, и учет входного НДС по полученному бензину отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса ). Допустим, водитель отчитался за все выданные ему талоны.

В шапке документа необходимо указать отчитывающееся подотчетное лицо и дату составления авансового отчета. Если в организации учет запасов ведется по складам, то следует заполнить поле Склад .

На закладке Авансы через кнопку Добавить следует выбрать документ Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало талоны.

Поскольку подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, в документе Авансовый отчет следует заполнить закладку Товары . На данной зак-ладке по кнопке Добавить заполняется табличная часть (рис. 4):

Рис. 4. Табличная часть на закладке «Товары» документа «Авансовый отчет»

в поле Документ (расхода) указываются реквизиты первичных документов, полученных от поставщика;
указывается номенклатура, количество и цена приобретенного бензина в соответствующих полях, при этом поле Сумма рассчитывается автоматически;
указывается поставщик ГСМ;
для регистрации счета-фактуры следует установить флаг в поле СФ , а в поле Реквизиты счета-фактуры ввести дату и номер счета фактуры, полученного от поставщика. После выполнения команды Записать в поле Реквизиты счета-фактуры документа Авансовый отчет автоматически добавляется ссылка на созданный документ Счет-фактура полученный на поступление ;
в полях Счет учета и Счет НДС указываются счета учета ГСМ и счет учета НДС.

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Дебет 10.03 Кредит 71.01 - на стоимость полученного бензина без НДС (16 525 руб.) в количестве 500 л; Дебет 19.03 Кредит 71.01 - на сумму НДС (2 975 руб.).

Вычет НДС по приобретенному бензину будет отражен датой получения счета-фактуры при установленном флаге в форме документа Счет-фактура полученный на поступление.

По умолчанию дата получения счета-фактуры соответствует дате авансового отчета, но при необходимости дату получения можно изменить. Если флаг снять, тогда вычет можно отразить документом (раздел Операции - Регламентные операции НДС ) в пределах 3 лет после принятия на учет ГСМ.

Для включения стоимости бензина в расходы необходимо создать документ Требование-накладная (раздел Производство ).

Допустим, бензин, приобретенный по талонам, в соответствии с путевым листом был израсходован полностью. В шапке документа указывается дата списания ГСМ (последний день месяца) и заполняется поле Склад .

На закладке Материалы указываются наименование и количество (500 л) бензина. Если предварительно выполнены настройки номенклатуры, то счет учета заполняется автоматически. На закладке Счет затрат выбирается счет затрат, на который списываются материалы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы».

При проведении документа формируется проводка:

Дебет 26 Кредит 10.03 - на стоимость бензина, включенного в расходы (16 525 руб.).

Учет проездных документов

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.

Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:

маршрут-квитанция электронного авиабилета (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
купон электронного железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Согласно разъяснениям Минфина России, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594). На практике данное разъяснение применяется и в отношении купона электронного железнодорожного билета.

Если работник летит в командировку самолетом, то для подтверждения расходов на перелет, помимо маршрут-квитанции электронного авиабилета, необходим еще и посадочный талон. Вместе с тем, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом, то документом, подтверждающим его расходы на проезд, будет являться контрольный купон электронного проездного документа (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).

Каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте) для подтверждения указанных расходов не требуется (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих порядок учета электронных проездных билетов. Приобретение электронного проездного билета может учитываться как поступление денежного документа (так как электронный билет вполне соответствует его критериям) либо в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже). Таким образом, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в учетной политике.

Пример 2

Сотрудник ООО «Конфетпром» направлен в командировку в г. Уфа с 09.04.2018 по 11.04.2018 (на 3 дня). Размер суточных, сог-ласно положению организации о командировках, составляет 700 руб. На личный счет сотрудника под отчет перечислено 9 000 руб.

Электронный авиабилет туда и обратно приобретен организацией через транспортное агентство. Стоимость авиабилета по маршруту Москва - Уфа - Москва составляет 10 574 руб.

Сумма НДС (10 %) выделена в билете отдельной строкой и составляет 930 руб. Стоимость сервисного сбора, взимаемого транспортным агентством, составляет 295 руб. (в т. ч. НДС 18 %). В соответствии с учетной политикой организации электронные проездные билеты учитываются как денежные документы.

По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, в том числе посадочный талон и документы от поставщика гостиничных услуг (на сумму 7 000 руб. без НДС).

Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица .

После проведения документа Списание с расчетного счета формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 71.01 Кредит 51 - на сумму денежных средств, выданных под отчет (9 000 руб.).

Расчеты с трансагентством можно вести на счете 76.05 с помощью следующих документов:

Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику - для регистрации оплаты;
Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика - при получении денежных документов;
Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги - для отражения расходов на услуги трансагентства.

При этом договор с трансагентством должен иметь вид:

С поставщиком - в документах Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику и Поступление (акт, накладная) ;
Прочее - в документах Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами.

Таким образом, расчеты с трансагентством в Примере 2 ведутся по двум договорам с разными видами.

Оплата в адрес трансагентства регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком ). После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом взимаемого сервисного сбора (10 869 руб.).

После проведения стандартного документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги , в регистр бухгалтерии вводятся записи:

Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (295 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление (акт, накладная) и Списание с расчетного счета ; Дебет 26 Кредит 76.05 - на стоимость услуг трансагентства без НДС (250 руб.); Дебет 19.04 Кредит 76.05 - на стоимость НДС (45 руб.).

Приобретение электронного билета отражается документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . В Примере 2 денежный документ имеет вид Билеты . При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

По договору с видом Прочее зачета аванса не происходит. Для зачета аванса поставщику (по договору с видом С поставщиком ) можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности , после проведения которого сформируется проводка:

Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (10 574 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета. После выполнения данной операции счет 76.05 закрывается.

Выдача электронного билета подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу и отражается проводкой:

Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданного сотруднику под отчет денежного документа (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет. На закладке Авансы через кнопку Добавить указываются документы:

Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало проездной документ;
Списание с расчетного счета , согласно которому перечислялись средства на банковскую карту сотрудника.

Сведения о расходах по командировке (проезд, проживание и суточные) отражаются на закладке Прочее . Данная закладка заполняется согласно документам, представленным подотчетным лицом. В полях указывается следующие данные (рис. 5):

Рис. 5. Табличная часть на закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет»

Поле	Данные
«Документ (расхода)»	Вводится информация о первичных документах
«Номенклатура»	Выбирается соответствующий расходу элемент из справочника «Номенклатура»
«Сумма», «НДС»	Указывается сумма и ставка налога по документу, поле «Всего» рассчитывается автоматически
«Поставщик»	Выбирается контрагент из одноименного справочника (для суточных данное поле не заполняется)
«СФ» и «БСО»	Устанавливаются флаги для регистрации электронного билета в качестве бланка строгой отчетности. При этом поле «Реквизиты счета-фактуры» заполнится автоматически по номеру и дате БСО из поля «Документ (расхода)». После выполнения команды «Записать» в поле «Реквизиты счета-фактуры» документа «Авансовый отчет» автоматически добавляется ссылка на созданный документ «Счет-фактура (бланк строгой отчетности)»
«Счет затрат / Подразделение»	Указывается счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке (например, 26 «Общехозяйственные расходы»). Если ведется учет по подразделениям, указывается соответствующее подразделение
«Субконто»	Указывается аналитика к счету затрат (для счета 26 статья затрат «Командировочные расходы»)
«Счет затрат НУ» и «Субконто НУ»	По умолчанию заполняются по данным бухгалтерского учета. При необходимости их можно отредактировать
«Счет НДС»	По умолчанию устанавливается счет 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (при необходимости можно выбрать другой счет учета НДС)

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость авиабилета без НДС (9 644 руб.); Дебет 19.04 Кредит 71.01 - на сумму НДС (930 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость проживания (7 000 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на сумму суточных (2 100 руб.).

Вычет НДС по электронному авиабилету будет отражен датой авансового отчета при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности).

Если флаг снять, то вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок .

Чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 кредитовое сальдо составляет 100 руб. Это означает, что организация должна выплатить перерасход денежных средств подотчетному лицу (наличными из кассы или путем перечисления на банковскую карту сотрудника).

Обмен и возврат проездных документов

На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.

Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Мин-фина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Пример 3

После проведения документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом комиссии и дополнительных услуг (3 880 руб.).

Обмен авиабилета через трансагентство отражается документами:

Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (если в учете была отражена выдача билета подотчетному лицу);
Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику ;
Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика.

Дополнительно следует сформировать документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги для отражения дополнительных расходов на услуги трансагентства (590 руб.). При заполнении документа Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица на закладке От кого заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Принято от (ФИО сотрудника для печатной формы ).

На закладке Денежные документы указывается наименование денежного документа, количество (1 шт.), а его стоимость заполняется автоматически. После проведения документа формируется проводка:

Дебет 50.03 Кредит 71.01 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

В документе Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику на закладке Денежные документы указывается не только наименование денежного документа, его количество (1 шт.) и стоимость (10 574 руб.), но и сумма возврата (9 374 руб.), поскольку перевозчик удерживает комиссию в размере 1 200 руб. (10 574 руб. - 1 200 руб. = 9 374 руб.) (рис. 6).

Рис. 6. Возврат денежного документа поставщику

Дополнительно требуется заполнить реквизиты на закладке Счета доходов и расходов для отражения разниц между учетной стоимостью денежных документов и суммой возврата:

Статья доходов и расходов - выбирается из справочника Прочие доходы и расходы ;
Счет учета доходов - счет учета доходов, возникающих при превышении суммы возврата над учетной стоимостью денежных документов;
Счет учета расходов - счет учета расходов, возникающих при превышении учетной стоимости денежных документов над суммой возврата.

Дебет 76.05 Кредит 50.03 - на стоимость возвращаемого авиабилета (10 574 руб.); Дебет 91.02 Кредит 76.05 - на сумму удержанной комиссии за возврат (1 200 руб.).

Затем следует создать новый документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика , где отразить поступление нового авиа-билета. После проведения документа сформируются проводки:

Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (12 664 руб.) в количестве 1 шт.

Дальнейшие действия с электронным билетом аналогичны действиям, описанным в Примере 2.

Учет неиспользованных проездных документов

Вернуть или обменять проездной документ удается не всегда. Например, билет был приобретен без права возврата, или время для возврата уже было упущено. Если поездка сорвалась по уважительным причинам, то организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету (письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338).

Пример 4

Списание неиспользованного проездного документа и учет его стоимости в расходах можно отразить документами:

Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (заполнение этого документа рассмотрено в Примере 3);
Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача.

В документе Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача на закладке Кому необходимо заполнить счет дебета и аналитику учета затрат на приобретение неиспользованного билета (рис. 7):

Рис. 7. Списание неиспользованного проездного документа

Поле Выдано используется только для печатной формы, и его можно не заполнять.

На закладке Денежные документы указывается наименование и количество списываемого денежного документа, при этом его стоимость заполняется автоматически.

После проведения документа сформируется проводка:

Дебет 91.02 Кредит 50.03 - на стоимость списанного авиабилета (10 574 руб.) в коли-честве 1 шт.