Усн авансовые отчеты расходы. Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Некоторые предприниматели считают, что авансовые отчеты при УСН составлять нет необходимости. Они ссылаются на п. 3 статьи 4 Закона № 129-ФЗ, по которому организации и ИП, применяющие упрощенную схему налогообложения, освобождаются от ведения бухгалтерской документации. Однако ими упускается из виду тот факт, что в авансовых отчетах при УСН проводки отображаются разные: расходы на закупку товара и сырья, командировочные отчисления, взаиморасчеты с другими структурами и прочее. Поэтому, прежде чем отказываться от оформления такой документации, целесообразно сначала проконсультироваться со специалистами.

Компании, которые работают на упрощенной системе налогообложения, имеют некоторые послабления в подаче налоговой отчетности, однако авансовые отчеты при УСН 6 % сдавать все же необходимо. Этот документ помогает вести учет всех денежных средств, которые были выданы подотчетным лицам. Его необходимо своевременно подавать в ФНС. Но особенности оформления и предоставления в орган ежегодно изменяются. Узнать, как учитываются авансовые отчеты при УСН и когда нужно сдавать отчет в этом году, помогут сотрудники нашей компании. Они точно знают, как правильно оформлять документацию, а также в какой форме ее подавать в Налоговую службу. Также они могут взять на себя составление отчета для вашей компании.

Нужны ли авансовые отчеты при УСН
Лицо, которое получило денежные средства под отчет, должно не позже трех дней после этого предъявить документы об израсходованных суммах. Эта официальная бумага называется авансовым расчетом. В дальнейшем она будет подана в контролирующие органы. Очень часто у предпринимателей возникают сложности с определением, как учесть авансовые отчеты при УСН.

Трудности с зачислением средств в единый расчет появляются у лиц, которые не изучали постановления Минфина. В 2017 году изменился бланк подачи этого обязательного документа, что спровоцировало возникновение сложностей с его оформлением. Новая форма авансового отчета при УСН утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа. Она получила название № AO-1.

Но почему же столь часто возникают сомнения, обязателен ли авансовый отчет при УСН?Причина этого в том, что компании, которые работают на упрощенной системе налогообложения, освобождены от ведения бухгалтерского учета. А авансовый отчет должен входить в состав этого документа. Поэтому многие просто думают, что им не нужно составлять авансовый отчет без счет-фактуры при УСН.

Однако это распространенное заблуждение. Компании, которые работают на УСН 6 %, обязательно должны составлять авансовые отчеты. Они необходимы предприятию, так как без них нельзя принять в расход затраты, которые осуществлялись подотчетным лицом.

Для кого учет авансовых отчетов при УСН обязателен
Если предприниматель выбирает в качестве объекта налогообложения доходы, сниженные на размер расходов, то ему придется оформлять отчетность по авансам. Ведь только подобным образом можно учесть затраты соответствующих должностных лиц. Признание авансовых отчетов при УСН осуществляется, если расходы:

• входят в перечень, утвержденный ст. 346.16 НК РФ;
• документально подтверждены;
• реально оплачены организацией.

Дата утверждения таких документов соответствует числу, месяцу, году признания самих платежей. В авансовом отчете статусы оплаты расходов при УСН отображаются по общим правилам. Это касается также выдачи командировочных средств, покупки товаров с последующим возмещением.

Для тех организаций, которые используют упрощенную схему налогообложения и выбирают в качестве его объекта доходы, во многих случаях признание расходов в авансовых отчетах при УСН и соблюдение регламента кассовых операций является обязательным. В этих документах указываются суммы наличных денег, выданные должностным лицам на осуществление хозяйственных операций.

Заполнение авансового отчета при УСН
Оформление отчетности - это трудновыполнимая и очень ответственная задача. Поэтому справиться с ней могут далеко не все люди. Для того чтобы правильно подготовить и заполнить документ, необходимо иметь специальные знания и быть в курсе последних нововведений. Все особенности оформления авансового отчета при УСН подробно изложены в Постановлении Госкомстата России № 55.

В нем указано, что отчет должен составляться в одном экземпляре подотчетным лицом и бухгалтером компании. На обратной стороне необходимо перечислить все документы, которые подтверждают расходование выданных средств. Это могут быть:

• квитанции;
• чеки;
• транспортные документы.

Составление авансовых отчетов при УСН в электронной форме также допустимо. Бухгалтерия обязана проверить достоверность указанной в документе информации. Только после этого отчет подается на утверждение руководителю или уполномоченному лицу. В дальнейшем документ принимают к бухгалтерскому учету.

Узнать, как оформляется авансовый отчет при УСН в 2017 году, вы можете у сотрудников компании «Финаби». Специалисты постоянно следят за нововведениями в бухгалтерской сфере, поэтому всегда в курсе последних изменений. Они не только подскажут, как правильно составить отчет, а также могут оформить его за вас.

Нюансы составления авансовых документов
Оформление авансовых отчетов при УСН по оплате ранее произведенных расходов требует знания бухучета и соответствующих правил. Если вы сомневаетесь, нужно или нет отображать в документации конкретные затраты, или не знаете, как показать ранее выплаченные суммы наличных денег, также обращайтесь за помощью. Мы досконально изучили, как составляется авансовый отчет при УСН по КДИР и прочим выплатам. Наши сотрудники быстро и юридически грамотно оформят для вас все бумаги, благодаря чему со стороны контролирующих госорганов к вашей организации претензий по ним не возникнет.

При заполнении приходится учитывать ряд важных моментов. Прежде всего, каждый авансовый отчет при УСН квитанциями, чеками и приходными ордерами должен дополняться обязательно. Любой такой документ:

• составляется в одном экземпляре;
• оформляется в бумажном или электронном виде;
• содержит список документов, подтверждающих затраты.

При учете расходов при УСН с выдачей под авансовый отчет наличных денег обязательно отображаются их суммы. Все чеки и прочие платежные квитанции, приложенные к документу, нумеруются. Бухгалтерия должна проверить обоснованность и целевую направленность расходов. Если вы обратитесь к нам за консультацией, мы разъясним вам любые вопросы: как составляется авансовый отчет о командировочных расходах при УСН, в какие сроки и куда представляются, какими бумагами дополняются, в каком формате оформляются.

Если при УСН авансовый отчет не оплачен в соответствии с чеками либо деньги выданы без них, то это считается нарушением. В платежных документах должны быть указаны:

• наименование приобретаемых материальных средств;
• их количество;
• итоговая сумма;
• дата покупки.

Полные реквизиты должны быть указаны и в тех случаях, когда при УСН оплата поставщику через авансовый отчет осуществляется за транспортные расходы, затраты на проживание в гостинице во время командировки. ИФНС проверяет такую документацию, чтобы понять, насколько четко организация соблюдает кассовую, бухгалтерскую, налоговую дисциплину. Поэтому расходы, оформленные авансовыми отчетами при УСН, должны быть целевыми и документально подтвержденными.

Когда сдавать авансовый отчет при УСН
Как и все остальные обязательные декларации, сдавать авансовый отчет также необходимо строго в указанные временные рамки. Лицо, которое получило денежные средства под отчет, должно предоставить бумаги, подтверждающие их расходование, в течение 3 дней после окончания срока, на который они выданы. Далее происходит проверка авансовых отчетов при УСН. Длительность ее законом не установлена. Все зависит от загруженности специалистов, что должны осуществлять проверку.

Бухгалтерия обязана детально изучить все данные, указанные в отчете. При возможности, они должны проверить их достоверность. Если же срок сдачи авансового отчета при УСН не будет соблюден, то сумму могут вычесть из заработной платы подотчетного лица. Поэтому, если вы не хотите понести серьезные убытки, своевременно подавайте документы об израсходованных финансовых средствах.

Важно помнить, что даже ИП при УСН нужны авансовые отчеты. Для них составление этого документа обязательно, если средства были выделены на расчеты с контрагентами, поставщиками, на приобретение товарно-материальных ценностей. Особенности оформления отчета для компаний и индивидуальных предпринимателей не отличаются.

Авансовые отчеты при ЕНВД также необходимы. Даже единый налог на вмененный доход не освобождает от составления этого документа. Поэтому можно утверждать, что абсолютно все предприятия, которые работают на любых режимах налогообложения, должны оформлять и подавать авансовые отчеты.

Перерасход в авансовом отчете при УСН
Нередко возникают ситуации, когда суммы, выданной предприятием, просто не хватило на покупку всего необходимого товара, оплаты услуг. В таком случае возникает сложность, как отразить в отчете перерасход финансовых средств. В подробном перечне произведенных расходов необходимо указать данный факт. После проверки документа руководство проведет возмещение по авансовому отчету при УСН.

Если же у подотчетного лица остались средства, то он обязан сдать их в кассу.Если работник не погасил неизрасходованные финансы, то руководитель удержит сумму долга из его заработной платы.

Электронный авансовый отчет
В соответствии с действующим налоговым законодательством и руководящими указаниями Министерства финансов РФ, авансовые отчеты при УСН 15% и других аналогичных системах налогообложения можно представлять в надлежащие службы как в бумажном, так и в электронном варианте. Главное, чтобы они отражали достоверную информацию, а их оформление соответствовало требованиям регламента. При УСН 8 2 авансовые отчеты на машинных носителях должны содержать заверенную электронную подпись. В этих документах необходимо отобразить все средства, выданные наличными деньгами или выплаченные ранее на:

• все произведенные хозяйственные операции;
• закупку материальной базы или товаров;
• оплату командировок персоналу.

Если вы впервые заполняете авансовый отчет по НДС при УСН или другим произведенным ранее выплатам, то многие моменты будут неясны. Чтобы избежать ошибок в документе и потери времени на выяснение различных вопросов, обращайтесь за помощью в компанию «Финаби». Мы проведем для вас обстоятельную консультацию.

Главная → Читалка

УСН. Объект «доходы». Авансовый отчет

Тематики: Упрощенная система налогообложения

Показано только начало документа. Для просмотра всего текста необходимо оформить подписку на журнал АМБ-Экспресс:

ООО на УСН (6%). Недавно мы столкнулись с такой проблемой. Подотчетное лицо отчиталось за купленные им материалы товарным чеком без кассового чека, поясняя тем, что продавец не пользуется ККТ. Как подтвердить факт оплаты? Будут ли претензии со стороны налоговых органов?

Согласно ст.

Электронный журнал «Практик»

346.21 НК РФ налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, по итогам каждого отчетного периода исчисляют сумму авансового платежа по налогу, исходя из ставки налога и фактически полученных доходов, рассчитанных нарастающим итогом с начала налогового периода до окончания соответственно первого квартала, полугодия, девяти месяцев с учетом ранее исчисленных сумм авансовых платежей по налогу.

Таким образом, при исчислении налога при УСН в данном случае в расчет берутся только фактически полученные налогоплательщиком доходы .

Ст. 346.24 НК РФ обязывает налогоплательщиков вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина РФ от 31.12.2008 г. № 154н.

П. 2.5 Порядка заполнения раздела I «Доходы и расходы» Книги учета доходов и расходов… установлено, что графа 5 «Расходы» в обязательном порядке заполняется налогоплательщиком, применяющим УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов .

Налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения в виде доходов, вправе, по своему усмотрению, отражать в графе 5 расходы , связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется в соответствии с упрощенной системой налогообложения.

То есть налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения «доходы», может, но не обязан , отражать в Книге учета произведенные им расходы.

Поэтому налоговики не вправе требовать от Вас документы, подтверждающие произведенные расходы.

Исключение составляют только расходы на уплату страховых взносов на обязательное страхование и сумм выплаченных пособий по временной нетрудоспособности , так как на эти суммы уменьшается сумма налога (авансовых платежей по налогу), исчисленная за налоговый (отчетный) период, не более чем на 50% (п. 3 ст. 346.21 НК РФ ).

В письме от 01.09.2006 г. № 03-11-04/2/181 Минфин РФ указал, что поскольку при определении налоговой базы налогоплательщиками, объектом налогообл…

Об ошибках, допускаемых бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций, говорили и писали много, тем не менее, как показывают результаты проверок, контрольно-ревизионные органы все равно находят нарушения законодательства при проверке данного участка. В статье рассмотрены ошибки, допускаемые бухгалтерами при выдаче и возврате подотчетных сумм.

Выдача подотчетных сумм

При проверке выдачи подотчетных сумм могут быть выявлены следующие нарушения:

1. Отсутствует приказ руководителя, в котором перечислены работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем не указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм не соответствуют поименованным в приказе руководителя. Например , работник согласно приказу руководителя может получать денежные средства из кассы на оплату расходов по сотовой связи, а ему были выданы денежные средства на приобретение хозяйственных материалов.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (далее — Порядок), выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В случае если в учреждении согласно приказу руководителя одно подотчетное лицо получает денежные средства по разным статьям (подстатьям) кодов бюджетной классификации (КБК), то, как правило, на день выдачи аванса по одной статье КБК у него имеется задолженность по другой статье (статьям) КБК. Если дословно трактовать вышеуказанный пункт, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица хотя бы по одной статье КБК аванс из кассы не выдается. Но напрямую об этом в п. 11 Порядка не сказано. В связи с чем многие бюджетные учреждения поступают следующим образом. Приказом руководителя, в котором указаны Ф.И.О. и должности сотрудников, получающих из кассы учреждения денежные средства в подотчет, предусматривается возможность получения аванса, если за данным лицом не числится задолженность по статье КБК, по которой он берет аванс. При этом не важно, имеется у такого лица задолженность по другой статье КБК или нет. При наличии данного приказа контрольно-ревизионные органы в ходе проверки, как правило, не расценивают этот факт как нарушение.

Примечание. Работники, получающие денежные средства на командировочные расходы, в названном приказе не указываются. Основанием для выдачи денежных средств в подотчет является приказ руководителя о направлении работников в командировку и их заявления (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Срок выдачи подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя (п. 11 Порядка). Лица, направляемые в командировку, получают денежные средства в подотчет за три рабочих дня.

1. Заявление работника на выдачу подотчетных сумм отсутствует или оформлено ненадлежащим образом.

В соответствии с п. 155 Инструкции N 25н <1> авансы выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя. В заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается. Бухгалтер учреждения на заявлении о выдаче сумм под отчет проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Отметка делается в виде штампа "Задолженность отсутствует", на нем предусмотрено место для проставления даты, на которую отсутствует задолженность подотчетного лица. Эта дата должна совпадать с датой составления расходно-кассового ордера на выдачу аванса или перерасхода.

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Примечание. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).

1. Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, не соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (Письма Минфина России от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

1. Работнику выданы в подотчет денежные средства, хотя он не отчитался по ранее полученному авансу.

Не допускается выдавать в подотчет денежные средства, если работник не отчитался по ранее полученному авансу (п. 11 Порядка).

1. Подотчетные суммы переданы одним работником другому.

Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику (п. 11 Порядка).

1. Подотчетная сумма, выданная на оплату договора, заключенного с организацией, превышает 100 000 руб.

Расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"). Следует отметить, что ограничение установлено только в отношении размера расчетов в рамках одного договора, заключенного с юридическим лицом, каких-либо временных ограничений при осуществлении расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день) ЦБ РФ не устанавливает. Срок действия договора и периодичность проведения в соответствии с ним расчетов значения не имеют. Таким образом, подотчетному лицу из кассы учреждения не могут быть выданы денежные средства для оплаты договора, заключенного с юридическим лицом, если стоимость договора превышает 100 000 руб.

1. Отсутствует договор с лицом, не являющимся работником организации, которому выданы из кассы денежные средства под отчет.

Согласно п. 16 Порядка выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании соответствующих договоров. Часто такие договоры с работниками не заключаются.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере (с которым заключен договор) или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Периодически бухгалтеры учреждений образования, подведомственных Минздравсоцразвития, задают проверяющим следующий вопрос: можно ли на поездку на олимпиаду или научные конференции выдавать в подотчет денежные средства их участникам — учащимся учреждений образования?

Расчет налога УСН 15%

Могут ли учащиеся в таком случае выступать как подотчетные лица, если нет, то как быть в данной ситуации?

В соответствии со ст. 168 ТК РФ при направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по установленному в данной статье перечню. Нормы трудового законодательства распространяются только на тех лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателями, то есть с которыми заключен трудовой договор. Лица, с которыми трудовой договор не заключен, не могут быть направлены в командировки, и, соответственно, им не могут выдаваться и возмещаться командировочные расходы. Казалось бы, заключили с учащимися трудовой договор на участие в олимпиадах, научных конференциях, и нет никаких проблем в отношении выдачи им из кассы учреждения денежных средств на командировочные расходы. Однако это не так. Нельзя оставлять без внимания ст. 268 ТК РФ, которая устанавливает возрастные ограничения для направления работников в командировку. В ней приведен перечень должностей работников, которые направляются в командировки независимо от их возраста, но учащиеся образовательных учреждений в нем не поименованы. Таким образом, учащиеся в возрасте до 18 лет не могут быть направлены в командировку, а следовательно, выступать подотчетными лицами. Если возраст учащегося превышает 18 лет, он может являться подотчетным лицом при наличии заключенного с ним трудового договора.

В случае если участникам указанных мероприятий еще не исполнилось 18 лет, предлагаем следующий вариант решения данной проблемы, на наш взгляд, наиболее оптимальный. Приказом руководителя назначается лицо (лица), ответственное за сопровождение учащихся к месту проведения мероприятий и обратно.

Данное лицо должно быть работником организации, с которым заключен трудовой договор. В этом случае оно будет являться подотчетным лицом и именно ему согласно утвержденному руководителем учреждения списку участников мероприятий будут выданы из кассы денежные средства на командировочные расходы.

Возврат подотчетных сумм

Здесь контрольные органы выявляют следующие нарушения:

1. Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например , согласно приказу руководителя подотчетное лицо обязано отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней.

Как уже было отмечено, подотчетное лицо обязано вернуть полученные денежные средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка). Что касается сумм, выданных на командировочные расходы, то по ним работник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

1. Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными требованиями.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (ф. 0504049 <2>) (п. 155 Инструкции N 25н). К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

<2> Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). Но, как показывает практика, обычно в этих целях используется журнал.

1. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям.

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

• даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, кроме того, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм в этот день;
• в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлена подпись кассира, печать организации);
• товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. В случае если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью;
• КБК выданного аванса должен соответствовать КБК произведенных расходов.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Получение материальных ценностей подотчетным лицом

Следует отметить, что проверке подвергается (хотя и редко) ведение учреждением журнала учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей <3>.

<3> Форма журнала учета выданных доверенностей, форма доверенности и порядок ее заполнения утверждены Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее — Инструкция N 17).

Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

В соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Пунктом 5 данной статьи установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей (п. 7 Инструкции N 17).

После того как материальная ценность получена, подотчетное лицо представляет в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются.

В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ________ листов". Количество листов указывается прописью (п. 6 Инструкции N 17).

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности"

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Проверка обоснованности выдачи авансов подотчет.

УСН «Доходы минус расходы»

Она заключается в установлении соблюдения требований порядка ведения кассовых операций в РФ в части выдачи под отчет на хозяйственно-операционные расходы. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих подотчет авансы, а также размеры и сроки предоставления авансов.

Проверка своевременности предоставления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков предоставления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно порядка ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94 «недостачи и потери от порчи ценностей» и последующим списанием этих сумм в дебет счетов 70 «расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям».

Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм

Аудитор устанавливает наличие и правильность оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм и последующего отражения в учете.

Законность и целесообразность расходов на хозяйственные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов. При этом необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам талоны, акты выполненных работ, акты закупок и т.п.).

Прежде всего, устанавливается наличие в документах обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 федерального закона «о бухгалтерском учете» обращается внимание на оформление актов закупки у физических лиц. Они должны содержать дату и место составления, наименование товара, его количественное измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке, с указанием ИНН, реквизитов свидетельства о государственной регистрации как предпринимателя или паспортных данных и места жительства физического лица.

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет в предприятиях оптовой торговли или у производителя необходимо представить квитанцию к приходному кассовому ордеру, товарный документ и счет-фактуру, оформленные соответствующим образом. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой сумм НДС.

Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этих требований предусмотрено п.51 положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ №34н.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к ПКО, акт выполненных работ и т.п.) Сравниваются с лимитом (100 000 руб.).

При проверке документов, подтверждающих понесенные расходы, выявляется правильность отражения НДС. При этом проверятся правильность выделения сумм НДС отдельной строкой в первичных документах и соответствие этих сумм записям по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам.

Аудитор должен подтвердить факт служебной командировки и правильность расходов, связанных с командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие приказа о командировке и ее цели, командировочного удостоверения с соответствующими отметками о выбытии и прибытии, подтверждающих расходы первичных документов. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем. По окончании командировки заполняется отчет о выполнении задания. Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчета суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки (по данным отметок о прибытии и убытии в командировочном удостоверении), размера суточных и пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по приложенным проездным документам транспорта (кроме такси). Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основе подтверждающих документов. Предусматривается возмещение фактических расходов за наем помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, расходами за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Целесообразность оплаты других расходов, например телефонных счетов, устанавливается на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правомерность отнесения их к расходам от обычных видов деятельности.

При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий;

· Наличие сметы на представительские расходы, утвержденной правлением предприятия на отчетный год

· Наличие документов, составленных по утвержденной руководителем форме (в документах должны быть указаны: дата и место проведения деловой встречи, приема, приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов)

· Оправдательные документы (товарные чеки, чеки ККМ, квитанции к приходным кассовым ордерам).

Общая схема работы в случае оприходования материалов и услуг в авансовых отчетах без использования журнала движения ценностей и услуг выглядит так: выдача под отчет ⇒ оформление авансового отчета ⇒ возврат из под отчета (неизрасходованных средств) или выдача под отчет (при перерасходе).

Выдача под отчет

Выдача под отчет заносится в меню «Операции | Платежные документы» или одном из пунктов меню «Операции | Касса», «Операции | Банк исходящий». В зависимости от того, осуществляется ли платеж через кассу или через банк, заносится операция выдача подотчет или платежное поручение или оплата корпоративной картой.

Проводки по операции (в налоговом учете операция не отражается):

71/Сотрудник - 50 (51, 55) = Сумма под отчет сотруднику

Авансовый отчет

Для этого надо открыть авансовые отчеты в главном меню «Операции | Авансовые отчеты» и добавить новую запись. В табличной части на вкладке «Понесенные расходы» указываем полученные услуги или приобретенные материалы, на вкладку «Оплаты» добавляем запись с ранее внесенным авансом. В поле «Дебет счета» нужно указать счет материала или услуги (для услуг используется 44, 20 и другие затратные счета, для материалов 10). В поле «Статья НУ» нужно указать статью расхода «05» или другую статью.

На УСН работаем без НДС, но при работе с поставщиком с НДС нужно разбивать в налоговом учете сумму расходов на статью «05» (или иную статью) и статью «08» (суммы НДС, принимаемые в расход), для этого используется поле «В т.ч. сумма НДС».

Проводки по операции, если поставщик без НДС:

44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «05» (или иная статья расхода) Сумма НУ = Сумма оказанных услуг

Проводки по операции, если поставщик с НДС:

44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «05» (или иная статья расхода) Сумма НУ = Сумма оказанных услуг за вычетом НДС
44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «08» Сумма НУ = Сумма НДС услуг

При формировании книги доходов и расходов (пункт главного меню программы «Отчеты | Книга учета доходов и расходов») запись попадет с минимумом между «Суммой ранее выданного аванса» и «Суммой оприходования». Дата записи будет совпадать с датой оприходования. При работе с поставщиком с НДС в книге будут сделаны две записи соответственно с суммой по «05» или иной статье и с суммой НДС по статье «08».

Вход на сайт

Возврат из под отчета или выдача под отчет

Возврат из под отчета (неизрасходованных средств) или выдача под отчет (при перерасходе) заносится в меню «Операции | Платежные документы» или одном из пунктов меню «Операции | Касса».

Организация применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник приобрел на свои деньги компьютер для офиса, принес документы об оплате и написал заявление с просьбой возместить расходы. Я оформила авансовый отчет, но сейчас нет денег, чтобы рассчитаться за покупку. Можно ли учесть стоимость компьютера, если он уже введен в эксплуатацию?

16.09.2009
Журнал «Упрощёнка»

Нежелательные последствия

В данном случае стоимость компьютера можно включить в расходы только после погашения задолженности перед работником. Более того, налоговики могут не принять авансовый отчет и решить, что работник продал компьютер организации. Если так произойдет, придется дополнительно начислить НДФЛ.

Общие правила выдачи наличности под отчет указаны в пунктах 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.0993 № 40 (далее — Порядок).

Во-первых, руководитель предприятия должен установить в приказе срок, на который выдаются деньги. Это вызвано тем, что согласно пункту 11 Порядка работник обязан отчитаться о своих тратах в течение трех рабочих дней после назначенного срока, а если срок не установлен, ему на это отводится лишь три рабочих дня после получения суммы. В случае задержки налоговики могут посчитать, что работнику был выдан беспроцентный заем и начислить НДФЛ с материальной выгоды. Да, это можно оспорить, но проще издать приказ. В нем помимо срока налоговики рекомендуют привести список сотрудников, которые будут брать подотчетные деньги. Такого требования в Порядке нет, но оно вполне уместно, и выполнить его несложно.

Во-вторых, работник может получить очередной аванс, только если закрыл предыдущий.

В-третьих, недопустимо передавать подотчетные суммы. Например, если один сотрудник не смог купить товар и это перепоручили другому, то первый должен вернуть деньги в кассу, а второй — взять их.

Перейдем к учету. Налоговую базу при упрощенной системе допускается снижать только на произведенные и оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Ваш сотрудник приобрел для фирмы компьютер. Порядок списания зависит от уплаченной суммы.

Напомним, что можно учитывать только те виды расходов, которые указаны в перечне пункта 1 статьи 346.16 НКРФ. В подпункте 1 обозначена стоимость покупки, изготовления или сооружения основных средств. В их состав входит имущество, признаваемое амортизируемым в соответствии с главой 25 НКРФ (п. 4 ст. 346.16 НКРФ). В пункте 1 статьи 256 НКРФ указано, что амортизируемыми являются объекты со сроком полезного использования более 12 месяцев и дороже 20 000 руб., которые находятся в собственности и служат для получения дохода. С тремя первыми признаками сходится: компьютер принадлежит организации, позволяет извлекать доход и рассчитан более чем на год работы. Если и стоит он более 20 000 руб., то может быть отнесен к основным средствам. Расходы на них отражаются равными долями по кварталам, оставшимся до конца налогового периода, после оплаты и ввода объектов в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Если же компьютер обошелся в 20 000 руб. или менее, его уже нельзя назвать амортизируемым и основным средством он не является. Тем не менее затраты на покупку все равно удастся учесть в налоговой базе. Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ разрешено отражать материальные расходы, а в них в соответствии со статьей 254 НКРФ включается стоимость неамортизируемого имущества (подп. 3 п. 1). Списывать ее можно после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Судя по всему, компьютер уже используется, хотя с работником не рассчитались. Значит, организация не оплатила расходы, и пока это не произойдет, учесть расходы не удастся. Важнее другое.

Как уже не раз говорилось, налоговики не любят подотчеты наоборот. Почему? Работник потратил собственные деньги, а потом передал имущество организации. Налоговые инспекторы вправе расценить это как перепродажу. Соответственно они включат выручку в облагаемый доход работника и увеличат НДФЛ. Конечно, с налоговиками не стоит соглашаться, но в любом случае на бухгалтера ложится лишняя нагрузка.

Что можно изменить

Проверьте, на чье имя выписана накладная. Если указано наименование организации, то все в порядке, если нет, стоит переоформить документ. Однако лучше обойтись без подотчета наоборот, а заключить с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера.

Документы же, оформленные на работника, следовало бы переделать. Иначе, во-первых, не удастся признать стоимость компьютера в расходах — как подтвердить, что имущество приобрела именно организация? А во-вторых, это дает основание считать передачу работником компьютера перепродажей и начислить с его доходов дополнительный НДФЛ. Так что проще обратиться в магазин с просьбой поменять документ. Если же в товарном чеке покупатель вообще не обозначен, советуем подстраховаться и попросить указать название организации.

В то же время даже правильно заполненные документы на покупку могут не убедить налоговиков. Предлагаем пойти по другому пути. Заключите с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера. Какие в нем должны быть условия, изложено в статьях 807—813 ГКРФ. Потом тем же днем оформите получение денег от работника в кассу по договору займа и выдачу ему же под отчет. Документы, доказывающие приобретение компьютера, приложите к авансовому отчету, и аванс будет закрыт. Погасить задолженность перед работником можно в любой срок не позднее указанного в договоре займа.

В чем плюсы такого варианта? Прежде всего стоимость компьютера можно учесть, еще не погасив задолженности перед работником. Ведь согласно пункту 1 статьи 807 ГК РФ заемные суммы считаются собственностью заемщика. Следовательно, организация заплатила за компьютер собственными деньгами и после ввода в эксплуатацию можно списывать его стоимость в расходы поквартально равными долями до конца налогового периода (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ) или единовременно, если компьютер стоит 20 000 руб. и дешевле (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Заметим, что ни получение, ни погашение займа в налоговом учете не отражается. Заемные средства являются необлагаемыми доходами (подп. 10 п. 1 ст. 251 НКРФ), а возвращенный заем при упрощенной системе не признается расходом — в закрытом перечне он не упомянут (п. 1 ст. 346.16 НКРФ).

Но главное, авансовый отчет будет безупречным и причина для разногласий с налоговиками исчезнет.

Вроде бы никаких сомнений, что при упрощенной системе заемные средства не учитываются. Согласно подпункту 1 пункта 1.1 статьи 346.15 НКРФ доходы, приведенные в статье 251 НКРФ, не включаются в налоговую базу. А в подпункте 10 пункта 1 ста-тьи251 НКРФ указаны суммы, полученные по договору займа. И все-таки иногда налоговики определяют доходы по одним банковским выпискам, и под обложение подпадают заемные средства. Правда, суды это пресекают. Так, ВАС РФ подтвердил (Определение от 16.10.2008 № 13467/08), что деньги, которыми располагал налогоплательщик, были заемными и сумма их не должна включаться в облагаемые доходы. Значит, инспекция привлекла организацию к ответственности необоснованно. Похожие факты рассматривались ФАС Московского округа (постановление от 02.04.2008 № КА-А40/2446-08). Здесь судьи тоже поддержали налогоплательщика, который вернул заем и не желал платить с него налог.

Если сумма займа небольшая, налоговики просто дополнительно начисляют налог (а также пени и штрафы). С теми, чьи доходы вместе с займом превышают максимально допустимый уровень (п. 4 ст. 346.13 НКРФ), поступают иначе. Напомним, что сейчас лимит составляет 30,76 млн. руб. (20 млн. руб., умноженные на коэффициент-дефлятор 1,538). На следующий год планируется его поднять до 60 млн. руб. (законопроект прошел второе чтение в Госдуме). Так вот, налоговики не увеличивают единый налог, а заставляют платить налоги, предусмотренные при общем режиме.

В судах опять же выясняется, что спорные средства, включенные в доходы, являлись заемными. Значит, максимальный уровень соблюдался. Такое решение содержится в постановлениях

Что говорят суды

ФАС Центрального округа от 28.01.2009 № А09-4405/2008-15, Северо-Кавказского округа от 30.09.2008 № Ф08-5821/2008 и от 02.07.2008 № Ф08-3717/2008, Уральского округа от 09.06.2008 № Ф09-4103/08-С3 и Северо-Западного округа от 30.06.2008 № А21-355/2008. Правда, в случае, с которым связано последнее постановление, полученный заем неверно отразили в бухучете, что и дало налоговикам повод отнести его сумму на доходы. Однако, по мнению судей, ошибки в отражении операций на бухгалтерских счетах не могут влиять на право применять упрощенную систему.

Коэффициент-дефлятор на 2009 год установлен приказом Минэкономразвития России от 12.11.2008 № 395

Обратите внимание на обстоятельства, разбираемые ФАС Волго-Вятского округа (постановление от 17.10.2007 № А82-1474/2007-28). Индивидуальный предприниматель, применяющий УСН, взял беспроцентный заем. При проверке налоговые органы заявили, что у заемщика образовался доход в виде материальной выгоды и дополнительно начислили НДФЛ. Однако, опираясь на пункт 3 статьи 346.11 НК РФ, судьи сочли, что предприниматель не должен уплачивать НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности, и отменили решение налоговой инспекции.

Имеется в виду формулировка, действовавшая до 2009 года

Мы выделили это дело потому, что сейчас бы предприниматель его не выиграл. 1 января 2009 года вступила в силу новая редакция пункта 3 статьи 346.11 НК РФ, согласно которой при упрощенной системе с доходов предпринимателя по-прежнему не удерживается НДФЛ, но только если они не облагаются по ставкам, указанным в пунктах 2, 4 и 5 статьи 224 НК РФ. А в пункте 2 как раз упомянута экономия на процентах от заемных средств. Повторим, речь идет только об индивидуальных предпринимателях. Организации такие доходы не учитывают, что подтверждает и Минфин (см. письмо от 02.04.2007 № 03-11-04/2/78).

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Подотчетным лицом авансовый отчет составляется в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утв. тем же Постановлением Госкомстата России N 55). При этом документ может быть оформлен на бумажном или машинном носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии авансовых отчетов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.
На оборотной стороне формы в графах 1 — 5 (1 — 6 при выдаче иностранной валюты) им записываются перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графа 1).
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, по мнению налоговиков, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949).
После этого рассматриваемый отчет передается в бухгалтерию. Счетные работники проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы ими указываются суммы расходов, принятые к учету (графа 7 (графы 7 — 8 при выдаче валюты)), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Остаток неиспользованного аванса подотчетному лицу надлежит сдать в кассу организации. При этом бухгалтерией оформляется приходный кассовый ордер в установленном порядке.
Срок возврата аванса нормативно установлен только при направлении работника в командировку и составляет три рабочих дня с момента возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40). В остальных случаях работодатель самостоятельно определяет срок, на который выдает работнику аванс. Этот срок может быть установлен локальными нормативными актами работодателя, приказами и распоряжениями руководителя организации или должностной инструкцией работника.
Сумма же перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
При выдаче подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ в форме N АО-1 заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте: строка 1а лицевой стороны формы и упомянутые графы 6 и 8 оборотной стороны формы.

Особенности "упрощенки"

Организации, применяющие УСН, как известно, освобождены от ведения бухгалтерского учета (п. 3 ст. 4 упомянутого Закона N 129-ФЗ). Для целей исчисления налоговой базы они обязаны вести учет доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (ст. 346.24 НК РФ, форма книги приведена в Приложении N 1 к Приказу Минфина России от 31.12.2008 N 154н).
Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (приведен в Приложении N 2 к упомянутому Приказу Минфина России N 154н) предписывает "упрощенцам" отражать в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период (п. 1.1 Порядка заполнения). Для этого налогоплательщиком заполняются графы 2 — 5 разд. I "Доходы и расходы". Так, в графе 2 указываются дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция, в графе 3 — содержание регистрируемой операции. Если налогоплательщиком фиксируется доходная операция, учитываемая при исчислении налоговой базы, то ему надлежит заполнить графу 4, числовой же показатель расходной операции, также учитываемой при исчислении налоговой базы, указывается в графе 5 (п. п. 2.2 — 2.5 Порядка заполнения).
Как известно, "упрощенцы" самостоятельно выбирают объект обложения. Таковым может быть "доходы" или "доходы, уменьшенные на величину расходов" (п. п. 1 и 2 ст. 346.14 НК РФ).
Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов . вправе по своему усмотрению отражать в графе 5 расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется при "упрощенке" (абз. 3 п. 2.5 Порядка заполнения). Следовательно, Порядок заполнения предоставляет налогоплательщику право самому решать, отражать ли ему свои расходы в книге учета доходов и расходов или нет. В связи с этим налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения доходы, могут не заполнять графу 5 разд. I. Если "упрощенец" с объектом налогообложения "доходы" воспользуется таким правом, то ему, казалось бы, особо и не нужен авансовый отчет, ведь расходные операции он не фиксирует, а авансовый отчет как раз и предопределяет такую операцию.

Требования фискалов

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий Порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Для осуществления расчетов наличными деньгами упомянутый Порядок ведения кассовых операций обязывает организации иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации (п. п. 3 и 12 Порядка).
Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации :
— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
— кассовая книга (форма N КО-4);
— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
Организации, как было сказано выше, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые ее руководителями. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следовательно, организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы", обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Исходя из этого "упрощенцы", по мнению фискалов, должны потребовать с работников, получивших денежные средства под отчет, представления авансового отчета.
Московские налоговики неоднократно напоминали, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов же с подотчетными лицами как раз и предусмотрен рассматриваемый авансовый отчет (Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 N 18-11/3/ , от 21.12.2005 N 18-11/3/94150).
При этом указанное обоснование в пользу составления авансовых отчетов чиновники распространяют на всех "упрощенцев", в том числе на тех, кто выбрал объект "доходы, уменьшенные на величину расходов". Но для них наличие авансового отчета просто необходимо. Ведь иначе они не смогут принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Расходы, согласно положениям гл. 26.2 НК РФ, признаются, если они:
— входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ;
— соответствуют ст. 252 НК РФ;
— оплачены организацией.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Не обнаружив авансового отчета при проверке "упрощенца", фискалы обычно не признают в расходах осуществленные затраты, поскольку, на их взгляд, отсутствует документальное их подтверждение. В этом случае ими принимается решение о доначислении налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину расходов), и пеней за его несвоевременную уплату.
Однако некоторые судьи на такие деяния налоговиков смотрят со скептицизмом. Арбитражный суд первой инстанции в такой ситуации признал необоснованным доначисление налога налоговым органом. И обосновали свое решение судьи следующим. В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 88) авансовый отчет в качестве кассового документа не приведен. Исходя из этого, суд пришел к выводу, что авансовый отчет не относится к числу кассовых документов и является документом бухгалтерского учета, от ведения которого налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, освобожден. Следовательно, непредставление налогоплате
льщиком авансовых отчетов не могло повлиять на исчисление налоговой базы.
Постановлением апелляционной инстанции решение арбитражного суда оставлено без изменения. Арбитражный суд кассационной инстанции поддержал выводы, содержащиеся в оспариваемых судебных актах. Решение арбитражного суда и постановление апелляционной инстанции им оставлено без изменения, кассационная жалоба налоговиков — без удовлетворения (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.08.2005 N Ф04-5608/2005(14326-А27-35)).
Аналогичное решение (с идентичными обоснованиями) судьи ФАС Западно-Сибирского округа приняли и в Постановлении от 29.08.2005 N Ф04-5607/2005(14328-А27-35).
Как видим, по мнению фискалов, у налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения, возникает необходимость применения авансового отчета для учета средств, выданных подотчетному лицу. При отказе же от использования рассматриваемой формы N АО-1 свою позицию "упрощенцу", очевидно, придется доказывать в суде.
Датой признания расходов при осуществлении подотчета в классическом варианте (получение лицом денежных средств с последующим отчетом за них) будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент "упрощенцем" выполняются все условия, необходимые для принятия расходов:
— они оплачены в момент, когда выданы денежные средства под отчет, и
— произведены, о чем свидетельствует отчет подотчетного лица.
На практике достаточно часто встречается, когда работник организации (как правило, руководитель) сначала приобретает необходимые материально-производственные запасы, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему. Датой признания расходов у "упрощенца" в этом случае будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.

Особенности командировочных расходов

Вышеприведенное подтверждают и специалисты главного финансового ведомства. При определении налоговой базы в силу пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ "упрощенцы" вправе учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания. Выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его сумму в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально. А это произойдет лишь при представлении авансового отчета, к которому будут приложены подтверждающие документы (Письмо Минфина России от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21).
Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется в том числе возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
По мнению московских налоговиков, документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком командировочных расходов, являются :
— приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а);
— командировочное удостоверение по форме N Т-10;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а;
— расходный кассовый ордер;
— авансовый отчет командированного работника с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п. утвержденный руководителем
(формы N N Т-9 (Т-9а), Т-10, Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы. И только при оформлении авансового отчета такие затраты приобретают статус расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.04.2007 N 18-11/3/).
С 2009 г. для целей исчисления налога при УСН отменено нормирование суточных при командировках (пп. "а" п. 9 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации"). Такие расходы учитываются в пределах сумм, установленных локальными нормативными актами (ст. 168 ТК РФ). Завышенный размер суточных, выплата суточных в зависимости от должности неизбежно вызовут вопросы у налоговых инспекторов. Поэтому "упрощенцу" необходимо устанавливать экономически оправданный размер суточных в локальных нормативных актах.
Расходы же по приобретению МПЗ или командировке, осуществленные из личных средств работников или руководителя, которые указаны в авансовом отчете, утвержденном руководителем организации, до момента их возмещения не учитываются при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-11-06/2/149).
В расходы по проезду к месту командировки включаются в том числе и затраты по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Налоговики считают, что если коллективным договором или другим локальным актом закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы в составе прочих расходов, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).
Минфиновцы в свое время посчитали возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от
31.07.2009 N 03-03-06/1/505). Соглашаются с этим и московские налоговики (упомянутое Письмо УФНС России по г. Москве N 20-15/124949).
По мнению судей ФАС Московского округа, если работник воспользовался услугами такси с ведома работодателя, данные затраты являются законными и подлежащими возмещению работнику работодателем. Обратившись к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (п. 10, действовала в проверяемом периоде), судьи не нашли ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Исходя из этого, они заключили, что действующее законодательство (в том числе и налоговое) не конкретизирует, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. В связи с чем расходы на проезд работника на такси при направлении (равно как и при нахождении) в служебную командировку могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Постановление ФАС Московского округа от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10).
Расходы на командировки у "упрощенцев" принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому логично предположить, что налоговики не будут возражать против учета расходов на проезд городским транспортом работника в черте города (населенного пункта), куда он командирован, или на такси.
Обосновать пользование такси можно плотностью графика работы сотрудника, которому необходимо решать служебные вопросы в короткие сроки.
Следовательно, приобретенные проездные билеты и документ об оплате услуг такси как подтверждающие документы осуществленных расходов, на наш взгляд, можно указывать в авансовом отчете.
Не столь уж редко бывают в командировках и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов". Для учета понесенных ими затрат в командировках они также оформляют авансовый отчет, в котором указывают суммы по оплате проезда, найму жилого помещения и суточные.
Налоговики считают, что индивидуальный предприниматель не вправе учесть в расходах произведенные затраты в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, найма жилого помещения, суточных. И аргументируют они это определением понятия "служебная командировка", данным в ст. 166 ТК РФ. Таковой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 N 18-1/3/). У индивидуального предпринимателя такого по отношению к себе, на их взгляд, не наблюдается.
Поскольку унифицированная форма N АО-1 была утверждена 10 лет назад, то она может не содержать достаточного количества полей для отражения необходимой "упрощенцу" информации производственного и управленческого характера.
Финансисты для разъяснения вопроса о возможности использования организацией самостоятельно разработанной формы авансового отчета по принятию к учету от подотчетного лица расходов в целях налогообложения налогом на прибыль обратились к Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
На основании вышеприведенного финансисты заключили, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необход
имо представлять авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 либо доработанную с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и указанного Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов форму авансового отчета, утвердив ее в учетной политике (Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414).
На наш взгляд, и "упрощенец" может воспользоваться указанными разъяснениями Минфина России при возникновении необходимости доработки формы N АО-1.
В настоящее время в большинстве своем организации ведут учет в специализированных программах, которые также дают возможность распечатывать соответствующие документы с уже внесенными в них сведениями. Однако вопрос об учете расходов на приобретение бланков документов, в том числе бланков авансовых отчетов, для некоторых налогоплательщиков остается все же актуальным.
В состав расходов при расчете налога, уплачиваемого при использовании УСН, согласно пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включается стоимость канцелярских товаров. Затраты по оплате стоимости приобретаемых бланков финансисты предлагают учитывать по этой статье расходов (Письмо Минфина России от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123).
Нередко случается, что подотчетное лицо часть выданных средств не израсходовало. Остаток неистраченных средств, как было сказано выше, ему надлежит вернуть в кассу. Однако работник этого не совершил.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, специалисты Роструда предлагают руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в подотчет. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом ему надлежит получить в письменной форме согласие работника на удержание суммы из заработной платы (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
При удержании работодателю следует не забывать о существующем ограничении его размера, установленном ст. 138 ТК РФ, — 20% от выплачиваемой заработной платы.

Авансовый отчет и страховые взносы

Авансовый отчет может пригодиться "упрощенцу"-работодателю при исчислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.
Организации, применяющие УСН, в текущем году уплачивают страховые взносы в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС (ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования").
Объектом обложения страховыми взносами, как известно, являются в том числе выплаты и вознаграждения, осуществляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).
Поскольку возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, происходит в рамках трудовых отношений, то компенсируемые суммы включаются в объект обложения страховыми взносами. Исходя из этого, они формируют показатели, вносимые:
— по строкам 200, 201 и 202 разд. 2 "Расчет страховых взносов по тарифу, установленному для плательщика страховых взносов" Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н) и
— строке 1 расчета базы для начисления страховых взносов (таблица 3) Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 156н).
В то же время в силу пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. При этом при оплате "упрощенцем" расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона 212-ФЗ):
— суточные;
— фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов;
— комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— расходы на оплату услуг связи;
— сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
— сборы за выдачу (получение) виз, а также
— расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Нормы суточных для целей обложения страховыми взносами Законом N 212-ФЗ не установлены. Как было сказано выше, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в том числе суточных, согласно ст. 168 ТК РФ, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, не подлежат обложению страховыми взносами суточные, выплачиваемые командированным работникам в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
Исходя из этого суммы перечисленных выше расходов, относимых к командировочным расходам, учитываются при определении показателей, вносимых по строкам 210, 211 и 212 разд. 2 расчета РСВ-1 ПФР и по строке 2 таблицы 3 расчета 4-ФСС.
Подтвердить же правомерность отнесения указанных компенсационных выплат к выплатам, не облагаемым страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, "упрощенец" может оформленным авансовым отчетом.
В перечне документов, подлежащих истребованию у страхователя для проведения выездной проверки территориальным отделением ПФР, приведенном в п. 7.4 Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 N 34р), приведены аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.), в том числе и по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При проверке правильности заполнения строк 200 и 300 расчета РСВ-1 ПФР проверяющим предложено использовать в отдельных случаях аналитические данные по
кредиту счетов 71. Поэтому пенсионщики, скорее всего, не оставят без внимания и регистр с авансовыми отчетами организации.

Осуществление , на приобретение товарно-материальных ценностей, расчеты с контрагентами - вот лишь некоторые ситуации, при которых оформляется авансовый отчет . Однако "упрощенцы" порой считают, что утруждать себя составлением дополнительных документов не имеет смысла.
Насколько правомерна такая позиция налогоплательщиков? На какие моменты необходимо обратить внимание при составлении авансового отчета и при отнесении затрат по нему в расходы при исчислении единого налога, уплачиваемого при применении УСН ?

А может, обойдемся?

Конечно, прежде чем рассказывать обо всех спорных моментах, возникающих при , необходимо определиться с главным вопросом: а нужен ли "упрощенцу" авансовый отчет ? Ведь согласно п. 3 ст. 4 Федерального закона N 129-ФЗ (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете") "упрощенцы" освобождены от ведения бухучета. И если еще организации, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, как-то могут объяснить себе, что данный первичный документ им необходим, то "упрощенцы" с объектом налогообложения "доходы" порой совершенно уверены: не то что авансовые отчеты, а вообще большинство (а то и все) первичных документов им не нужны, ведь налог исчисляется с доходов, причем определяемых кассовым методом, то есть от поступления денежных средств на расчетные счета и в кассу, что не составляет особого труда проверить.

Однако ситуация не так проста, как может показаться на первый взгляд.
Начнем с "упрощенцев", выбравших объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" . В данном случае составление авансового отчета просто необходимо. Ведь иначе нельзя принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Обратимся к положениям гл. 26.2 НК РФ.
Расходы признаются, если они:
1) входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ ;
2) соответствуют ст. 252 НК РФ : документально подтверждены и экономически обоснованны. И вот здесь мы впервые встречаемся с требованием о документальном оформлении. А ведь именно авансовый отчет является первичным документом. Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы, и только при оформлении авансовым отчетом такие траты приобретают высокий статус расходов. Именно об этом говорится в Письме УФНС России от 23.04.2007 N 18-11/3/037127.1@: документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов, являются:
- расходно-кассовый ордер;
- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- авансовый отчет командированного работника по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п., утвержденный руководителем;
3) оплачены организацией . Это еще одно условие, о котором не следует забывать "упрощенцам", применяющим УСН с объектом "доходы минус расходы". Таким образом, если осуществляется подотчет в классическом варианте, то есть сначала подотчетное лицо получило деньги, а потом отчиталось за полученные средства, датой признания расходов будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент выполняются все условия, необходимые для принятия расходов: они оплачены (в момент, когда выданы денежные средства под отчет) и произведены (о чем свидетельствует отчет подотчетного лица). Аналогичную позицию высказывают и специалисты главного финансового ведомства (см., например, Письмо от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21): пп. 13 п. 1 ст. 346.16 Кодекса установлено, что налогоплательщики вправе при определении налоговой базы учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания.
С учетом вышеизложенного, выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).
В случае, который достаточно часто встречается на практике, когда работник организации (как правило, руководитель) сначала приобретает необходимые товарно-материальные ценности, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему, моментом признания расходов будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.
Теперь перейдем к тем организациям, которые применяют УСН с объектом налогообложения "доходы" . Нужно ли таким налогоплательщикам составлять авансовые отчеты?
По данному вопросу свои разъяснения неоднократно приводили специалисты налоговой службы.
На основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными документами.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При этом документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.
В соответствии с п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Постановлением Госкомстата РФ N 88 (Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации") для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
- приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
- расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
- кассовая книга (форма N КО-4);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Согласно п. п. 3 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от N 55 (Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет").

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Данная позиция представлена в Письмах УФНС по г. Москве от 18.01.2007 N 18-11/3/03895@, от 21.12.2005 N 18-11/3/94150.
Таким образом, организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы", обязаны соблюдать Порядок ведения кассовых операций и, следовательно, составлять авансовые отчеты . При этом данное обоснование в пользу составления авансовых отчетов подходит для всех "упрощенцев", в том числе для тех, кто выбрал объект "доходы минус расходы", однако, как мы говорили ранее, у последних есть более сильный аргумент для составления авансовых отчетов - необходимость учета и признания расходов.

Авансовый отчет: основные моменты заполнения

Коротко о главном

В Постановлении Госкомстата России N 55 приведены основные моменты, которые необходимо знать при заполнении авансового отчета . Напомним некоторые из них:
- авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы;
- авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии;
- авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации;
- на оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете;
- в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9);
- реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ;
- проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру;
- на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Авансовый отчет в электронной форме: возможно ли это?

Пунктами 1 и 2 ст. 1 Федерального закона N 1-ФЗ (Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", действует до 1 июля 2012 г. наравне с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи") определено, что электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие указанного Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.

Будут ли авансовые отчеты (типовая форма N АО-1), оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, подтверждать расходы организации?
Мнение главного финансового ведомства по данному вопросу представлено в Письме от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Закона.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.
Пунктами 1 и 2 ст. 1 Федерального закона N 1-ФЗ установлено, что целью данного Закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.
Действие указанного Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.
В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона N 149-ФЗ (Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации") электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы , осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе .

Учет расходов на приобретение бланков первичных документов

Сегодня в большинстве своем организации ведут учет в специализированных программах, которые также дают возможность распечатывать соответствующие документы с уже внесенными в них сведениями. Однако вопрос об учете расходов на приобретение бланков документов, в том числе бланков авансовых отчетов, для некоторых налогоплательщиков остается актуальным, и подтверждение тому - разъяснение чиновников главного финансового ведомства. На вопрос, по какой статье расходов следует отражать стоимость приобретенных банков авансовых отчетов, финансисты отвечают: с учетом того, что в соответствии с пп. 17 п. 1 ст. 346.16 Кодекса при определении объекта обложения единым налогом учитываются расходы на канцелярские товары, налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы по оплате стоимости приобретаемых бланков (Письмо от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123).

Оправдательные документы: различные ситуации

Отдельным моментом в большой теме под названием "Авансовый отчет" является вопрос об оправдательных документах, которые прикладываются к авансовому отчету. Как правило, бухгалтеры организаций требуют от подотчетников товарные и кассовые чеки. Что делать, если нет кассового чека ? ФНС при проверках такие суммы квалифицирует как доход сотрудника, которому был выдан авансовый отчет, и пытается обложить налогом на доходы физических лиц. Судьи в данном вопросе встают на сторону налогоплательщиков. Именно такая ситуация рассмотрена в Постановлении ФАС ДВО от 26.07.2006, 19.07.2006 N Ф03-А73/06-2/1776.
Как следует из материалов дела, денежные суммы выдавались обществом своим работникам под отчет для приобретения цветов к юбилеям и торжественным мероприятиям. В подтверждение расходования выданных под отчет денежных средств на указанные цели были представлены товарные чеки, а также акты о приобретении товарно-материальных ценностей, составленные работниками налогового агента, которые не могут заменить первичных учетных документов, а именно кассовый чек.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечисленные в названной статье обязательные реквизиты.
Во исполнение указанного Закона Правительством РФ принято Постановление от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", согласно которому на Госкомстат возложены функции по разработке и утверждению унифицированных форм первичной учетной документации.
В Постановлении Госкомстата РФ N 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации АО-1 "Авансовый отчет" с указаниями по ее применению и заполнению (введена в действие 01.01.2002). Данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В соответствии с этими указаниями бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. При этом в перечне документов, подтверждающих расходы, поименованы: квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и другие оправдательные документы. То есть такой перечень не является исчерпывающим.
Таким образом, отсутствие чека контрольно-кассовой машины при наличии других оправдательных документов не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения последними дохода, облагаемого НДФЛ.
Судей Дальневосточного округа в данном вопросе поддерживают коллеги Западно-Сибирского округа: ссылка инспекции на отсутствие кассовых чеков в качестве документального подтверждения авансового отчета обоснованно отклонена арбитражным судом, поскольку товарный чек, оформленный согласно требованиям ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", является документом первичной учетной документации, а отсутствие кассовых чеков не свидетельствует о расходовании подотчетным лицом денежных средств на собственные нужды. Кроме того, судом установлено, что материальные ценности приобретены за наличный расчет для производственных нужд, приняты к учету как основные средства.
Совокупность перечисленных обстоятельств свидетельствует о правильности вывода арбитражного суда об отсутствии дохода у физического лица и, следовательно, об отсутствии оснований для привлечения общества к ответственности за неполную уплату НДФЛ (Постановление от 20.09.2007 N Ф04-2603/2007(38159-А81-7)).
В отдельную тему можно выделить вопрос, связанный с подтверждением расходов подотчетными лицами в случае, когда товарно-материальные ценности приобретаются подотчетными лицами у плательщиков ЕНВД . Связано это с изменениями, внесенными в Федеральный закон N 54-ФЗ (Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Согласно данным изменениям плательщики ЕНВД, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Могут ли "упрощенцы" использовать данный документ для подтверждения понесенных расходов?

В Письме от 15.10.2010 N 03-11-06/2/156 финансисты приводят следующие разъяснения по этому вопросу. В соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при исчислении налоговой базы вправе учесть расходы, предусмотренные п. 1 данной статьи и соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть обоснованные, документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Статьей 346.24 НК РФ установлено, что налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином.
В соответствии с Приказом Минфина России N 154н (Приказ Минфина России от 31.12.2008 N 154н "Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и Порядков их заполнения") операции, регистрируемые в книгах учета, должны быть подтверждены первичными документами.

Таким образом, для налогоплательщиков упрощенной системы налогообложения подтверждением сумм расходов на оплату приобретенных товаров (работ, услуг) независимо от суммы являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.).
В силу п. 2.1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Таким образом, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг должны подтверждаться отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками или документами (товарными чеками, квитанциями или другими документами), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Указанные документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2.1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, могут выдаваться организациями и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, при осуществлении ими соответствующей предпринимательской деятельности, подлежащей обложению ЕНВД для отдельных видов деятельности.

Авансовый отчет с точки зрения сотрудника

Что касается сотрудника, больным вопросом для обеих сторон может стать ситуация, когда сотрудник не отчитался за полученные под отчет средства. Как поступить организации? Можно ли удержать неизрасходованные денежные средства из зарплаты сотрудника? Как документально оформить данную операцию?
Типичная ситуация. Работник организации был в командировке. Он израсходовал денег меньше, чем получил под отчет. Остаток неистраченных средств в кассу он не вернул. Организация решила удержать эту сумму из его зарплаты. Нужен ли для этого приказ директора или же бухгалтерия может сделать это самостоятельно (например, на основании авансового отчета)? Должен ли работник написать заявление с просьбой удержать деньги из его зарплаты?
Как отмечают специалисты Роструда в Письме от 09.08.2007 N 3044-6-0, по возвращении из служебной командировки работник обязан составить авансовый отчет по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России N 55. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, его следует получить в письменной форме.